HƯỚNG DẪN CÁCH LÀM MAIL MERGE TRONG WORD 2010, 2013, 2016 ĐƠN GIẢN

Mail Mergelà công dụng soạn thư một loạt trong Microsoft Word, được không ít người gọi bằng thuật ngữ trộn thư. VớiMail Merge, bạn có thể tạo thuộc lúc nhiều thư với cùng văn bản nhưng không giống nhau ở một vài thông tin.

Bạn đang xem: Cách làm mail merge trong word 2010

Để bước đầu sử dụng Mail Merge, chúng ta cần chuẩn bị nội dung cơ phiên bản và nguồn dữ liệu (data source). Cố thể:

Nguồn dữ liệu:thể hiện hầu như nội dung tùy biến khác biệt giữa các bức thư sau khoản thời gian tạo ra 1 loạt từ Mail Merge. Những cụ thể tùy biến chuyển này có thể là chúng ta tên, địa chỉ người nhận, thương hiệu doanh nghiệp, tổ chức… với thường trình bày trong một list dữ liệu. Danh sách nàythường là danh bạ(contacts) vào Microsoft Outlook hoặc được trình bày trong mộtbảng tính Excel, mộtcơ sở dữ liệu trong Access, mộttable vào Word2010 giỏi văn bản bất kỳ có cấu trúc phân loại tài liệu thật rõ ràng.Nội dung cơ bản:lànhững phần tương tự nhau giữa những thư, chẳng hạn tên và địa chỉ cửa hàng người gởi trên phong bì, nội dung bao gồm của lá thư, email hay một phiếu ưu đãi. Ngôn từ cơ bạn dạng thường đi cùng các vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi bộc lộ những chi tiết biến hóa lấy từ nguồn dữ liệu. Mỗi chi tiết được điện thoại tư vấn là trường (Merge Field), được trình bày dưới dạng «tên field».

Sau đó chúng ta thực hiện tại như sau:

Bước 1: chọn tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard.

Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên đề xuất Word, các bạn chọn Letters trong Select document type và chọn Next: Starting document:

Bước 3: Tiếp tục chọn Use the current document và chọn Next: Select recipients 

Bước 4:TrongSelect recipients, chúng ta chọnUse an existing listnếu list có sẵn, các chúng ta có thể chọn
Type a new listđể tạo danh sách mới. Tiếp đến nhấnNext: Write your letter. Tại chỗ này Top Thủ Thuật đã hướng dẫn dùng một list có sẵn bằng phương pháp nhấn vàobrowse..

Một hộp thoại Select Data Source xuất hiện, chọn đến danh sách có sẵn cùng nhấn open

Bước 5: Chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta lựa chọn Sheet1. Kế tiếp nhấn OK.

Bước 6: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Ví như chèn tất cả chúng ta chọn khắc ghi vào ô vuông cạnh Data Source. Sau khi chọn xong chúng ta nhấn OK

Bước 7: Chọn Next: Write your letter.

Bước 8: ở bước này chúng ta đặt bé trỏ tại ví trí mong chèn dữ liệu kế tiếp chọn Mailings và chọn tiếp Insert Merge Field để chèn những trường dữ liệu muốn chèn vào.

Xem thêm: Cách Quản Lý Email Trong Outlook, Quản Lý Email Bằng Các Quy Tắc

Bước 9: Chọn Next: Complete the merge để ngừng quá trình trộn thư.

Bước 10: Chọn Print để in ra giấy hoặc tệp tin PDF

Trên đây là nội dung bài viết hướng dẫn các bạn cách trộn thư trong Word. Muốn rằng bạn có thể tạo mang đến mình các biểu mẫu vừa lòng và không mất quá nhiều thời gian. Cám ơn mọi người đã xem bài xích viết.

Mail Merge là tác dụng soạn thư một loạt trong Microsoft Word, được nhiều người gọi bằng thuật ngữ trộn thư. Cùng với Mail Merge, bạn cũng có thể tạo cùng lúc nhiều thư với cùng nội dung nhưng không giống nhau ở một vài ba thông tin.Cụ thể, vấn đề trộn thư trong Word được vận dụng vào việc tạo thư mời gởi đến đối tác và người sử dụng trong công ty, in giấy ghi nhận cho nhiều người dân chỉ vào một thao tác, viết email thông tin xác nhận đổi khác lương cho nhân viên vào cuối năm…

Để ban đầu sử dụng Mail Merge, bạn cần chuẩn bị nội dung cơ phiên bản và nguồn tài liệu (data source). Ráng thể:
Nguồn dữ liệu: biểu đạt những ngôn từ tùy biến không giống nhau giữa những bức thư sau thời điểm tạo ra 1 loạt từ Mail Merge. Những cụ thể tùy biến chuyển này rất có thể là bọn họ tên, showroom người nhận, tên doanh nghiệp, tổ chức… và thường trình diễn trong một list dữ liệu. List này thường là danh bạ (contacts) trong Microsoft Outlook hoặc được trình diễn trong một bảng tính Excel, một cơ sở tài liệu trong Access, một table vào Word 2010 tốt văn phiên bản bất kỳ có cấu tạo phân loại dữ liệu thật rõ ràng.Nội dung cơ bản: là đa số phần giống như nhau giữa những thư, ví dụ điển hình tên và showroom người giữ hộ trên phong bì, nội dung bao gồm của lá thư, email hay như là 1 phiếu ưu đãi. Câu chữ cơ bạn dạng thường đi cùng những vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi diễn đạt những đưa ra tiết đổi khác lấy từ mối cung cấp dữ liệu. Mỗi cụ thể được hotline là trường (Merge Field), được trình diễn dưới dạng «tên field».Khi kết hợp nội dung cơ phiên bản và nguồn dữ liệu thì Mail Merge vào Word sẽ cung ứng bạn tạo ra hàng loạt tài liệu hoặc thư từ hoàn chỉnh, tương đương nhau về câu chữ cơ bản nhưng biệt lập ở các chi tiết tùy trở thành trong mối cung cấp dữ liệu.Tạo list nguồn dữ liệu
Trước khi chuẩn bị danh sách này, ta cần tưởng tượng trước phần văn bản cơ bản sẽ có những cụ thể nào cần biến hóa hay cá thể hóa. Chẳng hạn, với thư mời thì phần họ tên, danh xưng, chức vụ, thương hiệu công ty, showroom hoặc e-mail là những chi tiết đổi khác tùy theo mỗi cá nhân nhận. Như vậy, ta vẫn biết được list này cần những dữ liệu nào.
Với nguồn tài liệu là danh bạ, chúng ta cũng có thể sử dụng Microsoft Outlook để xuất danh bạ hoặc dùng chủ yếu Excel nhằm thể hiện dữ liệu thật bao gồm xác. Danh sách nguồn tài liệu được chia thành các cột khác nhau như chúng ta tên, địa chỉ, thương hiệu công ty… và mỗi hàng là một trong những người nhận ra nhập tương đối đầy đủ các thông tin khớp ứng theo cột. Bạn cũng có thể nhập liệu trực tiếp trên tab Mailings, lựa chọn Select Recipients -> Type New List. Tuy nhiên, một nguồn tài liệu Excel hoặc danh bạ Outlook vẫn tiện hơn không hề ít trong thao tác (Tương trường đoản cú như nhập liệu thẳng nhưng lựa chọn Use Existing hoặc Select From Outlook Contacts).

Trong ngôi trường hợp bạn muốn cập nhật hay kiểm soát và điều chỉnh dữ liệu, chúng ta luôn rất có thể chọn Edit Recipient menu trên tab Mailings để xuất hiện hộp thoại Mail Merge Recipients, lựa chọn tên file tài liệu và dấn Edit nhằm sửa lại một số chi tiết.

Bạn cần khẳng định nội dung của chúng ta là dạng thư từ bỏ (Letters), thư điện tử (E-mail messages), phong suy bì (Envelopes), nhãn (Labels), danh bạ (Directory).

Bên cạnh phần nội dung đồng nhất, bạn cũng cần phải nhập các trường (Merge Field) dựa trên nguồn dữ liệu. Giải pháp nhập khá solo giản, chỉ cần chọn Insert Merge Field bên trên tab Mailings để thêm trường tại số đông vị trí phù hợp. Ví dụ điển hình với nguồn tài liệu mẫu dưới và soạn ngôn từ cho phong tị nạnh (Envelopes), phần thông tin người nhận đang nhập:

Hoặc chèn Merge Fields vào một trong những câu trong email như: chân thành cảm ơn «Danh_xưng» «Họ_tên» đã chuẩn bị xếp thời gian đến tham dự chương trình. Khi đó, Mail Merge sẽ dựa vào nguồn tài liệu của mọi người (Recipient) để thay thế sửa chữa vào vị trí của các trường trong quy trình trộn thư. Ví dụ: Recipient lắp thêm 5 đang hiện thành câu: chân thành cảm ơn Chị Nguyễn Thị Bích Trà đã chuẩn bị xếp thời hạn đến tham dự chương trình. Bạn cũng có thể cập nhật lại Field «Danh_xưng» thành chữ viết thường với không in hoa ở cam kết tự đầu nhằm câu không gặp gỡ lỗi bao gồm tả viết hoa chữ Chị trọng tâm câu hoặc định hình in đậm, in nghiêng đến tên tín đồ nhận.
Để sử dụng Mail Merge, bạn có thể vào tab Mailings và thao tác làm việc với các tác dụng trên thanh giải pháp này (Ribbon). Ngoài ra, nếu quen sử dụng các phiên bạn dạng Word trước đây, bạn chọn Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard để làm việc trên 6 cách như hình minh họa dưới đây: