Cách Quản Lý Email Trong Outlook, Quản Lý Email Bằng Các Quy Tắc

-
post-promotion-placement#check
Sidebar
Ad
Display
Condition" data-controller="inline-toc-analytics scroll-position sticky-ad post-promotion-placement ">
scroll-to-target-tracking#on
Click" data-label="Scroll khổng lồ top" data-target-selector="#page-body"> Scroll to top
*
Laura Spencer Jan 19, 2018
Read Time: đôi mươi min url-selector#selection
Changed"> Afrikaans العربية/عربي Deutsch English Español Bahasa Indonesia Pусский українська мова tiếng Việt

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Caitlyn cát Tien (you can also view the original English article)


Nếu hộp thư kynanggame.edu.vn Outlook của công ty lộn xộn cùng đầy những tin nhắn, thì bạn sẽ có các cơ hội bỏ dở một tin nhắn quan trọng. Là một trong những chủ doanh nghiệp, bỏ dở một bức thư có thể là thảm họa. Nó có nghĩa là mất đi công việc kinh doanh. Và ngay cả khi chúng ta không cài một doanh nghiệp, không một ai muốn vứt sót email quan trọng.

Bạn rất có thể tìm hiểu về cách để tổ chức Outlook, do đó nó sẽ công dụng hơn. kynanggame.edu.vn Outlook gồm một số giải pháp mà bạn có thể sử dụng để gia công cho vỏ hộp thư của doanh nghiệp có tổ chức triển khai hơn, nếu bạn biết buộc phải làm gì. Nếu như khách hàng chỉ vừa bước đầu với Outlook, hoặc nếu khách hàng đang không sử dụng nó, chúng ta cũng có thể sẽ không áp dụng được hết kĩ năng của nó.

Bạn đang xem: Cách quản lý email trong outlook

Trong hướng dẫn này, công ty chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm thay nào để tổ chức những email vào outlook của bạn. Cửa hàng chúng tôi sẽ phân tích và lý giải cách làm việc của các thư mục với hạng mục. Cửa hàng chúng tôi sẽ đề cập sở qua lao lý Focused Inbox. Cuối cùng, bạn sẽ tìm phát âm về làm cố gắng nào để tổ chức các email vào Outlook bằng cách sử dụng các tính năng tàng trữ Archive với xóa Delete

tìm hiểu những lời khuyên nhủ và chiến lược hữu ích về tổ chức email

Trước khi bọn họ đi vào nhà đề về phong thái tổ chức Outlook, đừng quên đăng ký để nhận bạn dạng tin của Tuts+ Business và thiết lập e
Book
miễn mức giá của bọn chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Ebook này kể về các chiến lược và những lời khuyên hữu dụng để cai quản tất cả những email mang lại của bạn công dụng hơn.

*
*
*

Bây giờ đồng hồ hãy tiến tới để tìm hiểu về các thư mục (folder) và những thể một số loại màu (categories) vào MS Outlook

Làm gắng nào để tổ chức hộp thư Outlook của người tiêu dùng với những thư mục (Video)

Xem phía dẫn screencast nhanh này để khám phá những điều cơ phiên bản về giải pháp sử dụng các thư mục trong Outlook một biện pháp nhanh chóng:


*


Hoặc xem bỏ ra tiết công việc được viết radưới đây để hiểu thêm thông tin về cách làm cầm nào nhằm tổ chức các hộp thư Outlook của bạn.

Những điều bạn cần phải biết về folder & những thể các loại màu

Nếu bạn muốn tìm đọc làm nạm nào để tổ chức những email vào Outlook, bạn cần phải hiểu những thư mục và thể nhiều loại màu (category). Đây là đầy đủ công cụ thiết yếu mà bạn sẽ sử dụng nhằm kiểm soát được hộp thư của bạn.

Các thư mục kynanggame.edu.vn Outlook 

Các thư mục lộ diện ở phía bên trái của hộp thư của bạn, mặt dưới showroom email của công ty (nó cũng rất được gọi là Navigation Pane). Hiện có hai một số loại thư mục:

Thư mục mang định. Những thư mục khoác định là thư mục tiêu chuẩn chỉnh phần mềm MS Outlook của bạn. Những thư mục mặc định bao gồm Drafts, Sent Mail, Deleted Items, Trash, Spam và vân vân. Một vài phiên bạn dạng của Outlook cũng đều có một thư mục Clutter, tuy vậy nó sắp bị loại bỏ bỏ. Thư mục cá nhân. Đây là phần lớn thư mục bổ sung mà bạn tạo ra làm cho những thư ưu tiên của bạn. Rất quan trọng để cẩn thận không không sinh sản ra quá nhiều các thư mục hoặc chúng ta có thể bị lẫn lộn vì chần chừ thư mục nào để sử dụng.

Ví dụ về mỗi nhiều loại thư mục, xem phiên bản dành cho máy tính xách tay để bàn của hộp thư MS Outlook dưới đây:

*
*
*
kynanggame.edu.vn Outlook Ribbon lộ diện phía trên vỏ hộp thư của bạn.

Quan trọng: kynanggame.edu.vn có một số trong những phiên phiên bản hiện tại có sẵn Outlook. Dung mạo trên screen và tính năng của bạn cũng có thể hơi không giống tùy thuộc vào phiên bản mà nhiều người đang sử dụng và thông số kỹ thuật của nó. đa số các khuyên bảo này dựa trên phiên bản mới tốt nhất của Outlook do được cài để trên máy tính để bàn của tôi. Tuy nhiên, họ sẽ bình chọn trên Outlook.com để gia công nổi bật một trong những tính năng làm sao đó.

chú ý các thư mục gồm nhãn From My boss của tôi. Đây không hẳn là thư mục mặc định Default. Nuốm vào đó, nó là một trong những thư mục cá nhân Personal mà tôi đã cấp dưỡng cho ví dụ như này.

Các khuôn khổ kynanggame.edu.vn Outlook

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng các hạng mục với mã màu sắc cho lá thư của bạn. Ví dụ, bạn cũng có thể gán mã màu đỏ cho các lá thư khẩn cấp, mã màu xanh cho các thư mà chúng ta đã chuẩn bị để thực hiện, hạng mục màu tím để cho các cuộc họp, cùng .... Các bạn sẽ muốn áp dụng nó cho hệ thống của riêng rẽ bạn.

Phân một số loại hộp thư của bạn với các color mã hóa cho những hạng mục có thể chấp nhận được bạn quét qua vỏ hộp thư của chúng ta một cách nhanh lẹ để ra quyết định sẽ làm cái gi với từng tin nhắn.

bạn sẽ sử dụng hình tượng hạng mục Categorize nhằm tuỳ chỉnh và sử dụng những hạng mục. Biểu tượng Categorize xuất hiện ở giữa các Ribbon nhắm đến phía bên phải:

*
*
*
Biểu tượng Categorize cho phép bạn làm mã màu cho những lá máy của bạn.

Lưu ý: hình tượng Categorize chỉ dành cho người dùng thư của kynanggame.edu.vn bằng phương pháp sử dụng một cấu hình thiết lập email Pop hoặc Exchange. Nếu bạn sử dụng một tùy chỉnh thiết lập IMAP tùy chọn này sẽ không khả dụng.

1. Bí quyết sử dụng những thư mục

Các folder trong Outlook khá dễ sử dụng nếu như khách hàng biết đề xuất làm gì. Dưới đó là một số hồ hết điều cơ bản để sử dụng các thư mục:

bước 1. Tạo thành một thư mục mới New Folder

Để tạo ra một folder trong MS Outlook, bấm chuột tab Folder từ thanh Ribbon. Sau đó nhấp vào biểu tượng thư mục mới New Folder. Vỏ hộp thoại chế tạo ra thư mục mới Create New Folder đã hiển thị:

*
*
*
Sử dụng vỏ hộp thoại tạo thành thư mục mới Create New Folder nhằm thêm thư mục cùng giữ mang đến email của người sử dụng có tổ chức.

Nhập tên của thư mục new vào trường Name. Bấm vào vào folder mà bạn có nhu cầu đặt thư mục bắt đầu và nhấp vào OK khi các bạn đã thực hiện xong.

Trong ví dụ như này, tôi đã tạo nên một thư mục có tên là Memos và đặt nó bên dưới thư mục From My Boss. Dưới đây là cách sắp đến xếp các thư mục hiện tại:

*
*
*
Bạn có thể thêm một thư mục phụ bên dưới một folder sẵn có.

Bước 2. Đổi thương hiệu một thư mục

Bạn bao gồm thể biến đổi tên của thư mục đó sau khi chúng ta đã tạo ra nó. Lựa chọn thư mục bạn có nhu cầu đổi tên bởi cách click chuột vào nó. Nhấp vào biểu tượng đổi thương hiệu thư mục Rename Folder vào tab Folder. Bạn sẽ nhận thấy một hộp xuất hiện xung quanh tên folder đó:

*
*
*
Sử dụng biểu tượng Rename Folder để thay tên một thư mục sẵn gồm trong MS Outlook.

Gõ vào thương hiệu thư mục bắt đầu vào vỏ hộp thư. Khi chúng ta đã thực hiện xong, nhấn phím Enter trên bàn phím của bạn. Tên thư mục new của các bạn sẽ được lưu giữ lại.

Bước 3. Di chuyển một lá thư vào một trong những thư mục

Một khi bạn đã sinh sản ra một số thư mục, các bạn đã sẵn sàng để bắt đầu đưa phần đông lá thư vào đó. Trở về hộp thư chính của doanh nghiệp để xem những lá thư của bạn:

*
*
*
Dưới đây là cách tổ chức triển khai thư vào Outlook bằng cách di chuyển các lá thư vào những thư mục.

Nhấp vào trong 1 lá thư để lựa chọn nó với chỉ đơn giản dễ dàng kéo lá thư kia vào folder lựa chọn của bạn. Trong ví dụ dưới đây, tôi vẫn kéo email "Project estimates" vào thư mục Memos:

*
*
*
Như chúng ta thấy, lá thư "Project estimates" hiện nay đang nghỉ ngơi trong thư mục Memos.

Bước 4. Xóa một folder

Thỉnh thoảng bạn có thể thấy rằng bạn không hề muốn sư dụng một thư mục mà bạn đã tạo. Khi điều đó xảy ra, chúng ta có thể dễ dàng xoá thư mục đó đi.

Nhấp vào folder mà bạn có nhu cầu xóa vào bảng điều hướng Navigation (bên trái) để lựa chọn nó:

*
*
*
Dưới đây là cách tổ chức các hộp thư thư điện tử Outlook của bạn bằng phương pháp xoá những thư mục không đề xuất thiết.

Nhấp vào biểu tượng Delete trong Ribbon. (Trông như dấu X.) folder đó có khả năng sẽ bị xoá.

Chú ý: Nếu bạn xoá một thư mục, bất kỳ lá thư làm sao trong folder đó cũng biến thành bị xóa.

2. Cách thực hiện các thể một số loại màu để sở hữu tổ chức hơn trong Outlook

bọn họ hãy có một chiếc nhìn sâu sắc hơn về làm cố kỉnh nào nhằm tuỳ chỉnh với sử dụng các hạng mục nhằm tổ chức các hộp thư của bạn.

Bước 1. Đổi tên hạng mục

Theo mặc định, những hạng mục đó được lấy tên theo color sắc. Để thay tên một hạng mục, click chuột vào mũi tên hướng xuống sinh hoạt bên phải của hình tượng Categorize. Từ bỏ trình 1-1 thả xuống lựa chọn All Categories. Hộp điều khiển Color Categories sẽ xuất hiện:

*
*
*
Bạn hoàn toàn có thể làm mã color cho phần nhiều thư của chúng ta trong Outlook để tổ chức chúng.

Đặt một dấu vết cạnh màu sắc mà bạn có nhu cầu đổi thương hiệu và bấm vào nút Rename. Gõ đè lên trên tên khoác định của khuôn khổ để thay đổi tên. Nhấp vào nút OK khi chúng ta đã thực hiện xong xuôi các hạng mục đó.

Dưới đó là một ví dụ về một số hạng mục đã được đổi tên:

*
*
*
Đặt tên cho mỗi hạng mục color để tổ chức triển khai hộp thư Outlook của bạn

Các hạnh mục tùy chỉnh thiết lập riêng của chúng ta có thể khác nhau.

Bước 2. Xóa một hạng mục

Sau khi bạn đã tùy chỉnh thiết lập tất cả những hạng mục của bạn, chúng ta có thể thấy rằng bạn sẽ không sử dụng tất cả các khuôn khổ này. Nếu điều ấy xảy ra, bạn cũng có thể xoá các hạng mục không sử dụng.

Để xoá một hạng mục, bấm vào tùy chọn All Categories trong trình 1-1 Categories thả xuống loại. Hộp thoại All Categories mở ra:

*
*
*
Bạn hoàn toàn có thể xoá các thể các loại màu của Outlook mà chúng ta không sử dụng.

Nhấp vào hộp đánh dấu ở kề bên các màu sắc mà bạn có nhu cầu xóa. Trong lấy ví dụ như trên, tôi đã xóa hạng mục màu cam vì tôi không sử dụng nó. Nhấp vào nút Delete .

lúc một lời nhắc mở ra yêu ước bạn chứng thực xóa, bấm nút Yes. Khi bạn đã hoàn tất các biến hóa cho các hạng mục đó, nhấp vào OK. Thể nhiều loại màu cam không thể xuất hiện nay trên trình đơn Categorize thả xuống và các bạn không thể gán nó vào trong 1 thư email.

Bước 3. Gán một thể các loại màu cho một tin nhắn

Một khi chúng ta đã cá nhân hoá các thể một số loại màu của bạn, bạn đã sẵn sàng để bước đầu gán chúng cho những thư trong vỏ hộp thư của bạn. Để gán một thể các loại màu cho một lá thư, click chuột lá thư kia để lựa chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Categorize. Trình đơn Categorize thả xuống đang hiển thị:

*
*
*
Sử dụng trình đối kháng Categorize thả xuống nhằm gán các thể loại màu cho thư điện tử và tổ chức những hộp thư của bạn.

Nhấp vào thể nhiều loại màu mà bạn có nhu cầu gán để lá thư đã chọn. Thể một số loại màu đó sẽ tiến hành gán cho thư. Các bạn sẽ thấy color của thể nhiều loại màu là một hình vuông vắn ở bên buộc phải tên fan gửi thư trong vỏ hộp thư của bạn. Trong nội dung của lá thư đó, nó xuất hiện dưới tên người gửi.

Dưới đó là một lấy ví dụ của một hộp thư với những thể một số loại màu gán cho tất cả các tin nhắn:

*
*
*
Với các thể một số loại màu được gán cho các lá thư của bạn, chúng ta có thể biết tức thì được phải làm những gì với từng email.

Một lá thư có thể có nhiều hơn một thể các loại màu nhằm gán vào. Để gán một thể các loại màu tiếp tế cho một lá thư, lựa chọn lá thư kia và bấm chuột một thể một số loại màu khác vào trình đơn Categorize thả xuống .

bước 4. Làm nắm nào để sa thải một thể các loại màu từ một lá thư hoặc đổi khác nó

Theo thời gian, các thể loại màu của một lá thư hoàn toàn có thể thay đổi. Bạn có thể loại quăng quật một thể loại màu xuất phát từ 1 lá thư hoặc đổi khác nó. Dưới đây là những vấn đề cần làm.

Để loại bỏ một thể loại màu xuất phát điểm từ 1 lá thư, click chuột lá thư trong vỏ hộp thư của bạn để lựa chọn nó. Nhấp vào hình tượng Categorize. Từ bỏ trình 1-1 thả xuống, nhấp vào thể loại màu mà hiện nay đang gán cho e-mail để loại trừ nó:

*
*
*
Bạn hoàn toàn có thể xoá một thể nhiều loại màu được chỉ định xuất phát điểm từ một email.

Bạn rất có thể gán một thể nhiều loại màu mới mang đến thư trường đoản cú trình solo thả xuống Categorize hoặc không gán màu cho nó.

Để đào thải tất cả những thể các loại màu và một lúc xuất phát điểm từ 1 thư email có nhiều hơn một thể các loại màu, lựa chọn thư kia và bấm chuột tùy lựa chọn Clear All Categories từ bỏ trình đơn thả xuống Categorize:

*
*
*
Sử dụng tùy chọn Clear All Categories để sa thải tất cả các thể nhiều loại màu xuất phát từ một email với rất nhiều thể loại màu được gán.

3. Bí quyết sử dụng Focused Inbox

kynanggame.edu.vn vẫn trong quá trình ra mắt một tính năng được cải thiện được hotline là Focused Inbox cho người tiêu dùng Outlook. Bạn đang sẵn có quyền truy cập vào Focused Inbox giỏi không nhờ vào vào phiên bản kynanggame.edu.vn Office mà ai đang sử dụng.

nếu như phiên phiên bản Outlook của người sử dụng đang sử dụng thư mục Clutter nhằm phân loại các tin nhắn ko quan trọng, thì tính năng này đã được nhập vào Focused Inbox mới.Thư mục Clutter hiện tại của bạn sẽ trở thành một thư mục thông thường khi hệ thống của bạn được update tính năng Focused Inbox.

Focused Inbox của kynanggame.edu.vn Outlook được thiết kế theo phong cách để tổ chức những hộp thư của người sử dụng một giải pháp tự động. Khi nó được kích hoạt, hộp thư của bạn sẽ được tạo thành hai tab

Tab Focused. Các email được sắp xếp vào tab này là phần đa email đặc biệt quan trọng nhất và yêu cầu vấn đáp nhanh hơn. Tab Other. Email khác được bố trí vào tab này để bạn có thể xử lý với khi chúng ta có thời hạn hơn.

hiện tại, tôi không kích hoạt bản lĩnh Focused Inbox trên máy tính để bàn PC của tôi. Tuy nhiên, lúc này nó gồm sẵn trong vô số nhiều phiên phiên bản Web của MS Outlook. Anh tài này cũng đều có trong phiên phiên bản miễn mức giá này của Outlook thư điện tử mà tôi có thể tải về trường đoản cú Outlook.com. Dưới đấy là hình Focused Inbox cùng với tab Focused mở ra:

*
*
*
Outlook.com bao gồm tính năng Focused Inbox đang có sẵn.

Để đưa sang những tab Other từ tab Focused, chỉ cần nhấp chuột vào nó:

*
*
*
Nó rất dễ ợt để biến hóa các tab Focused Inbox.

Như bạn có thể thấy, trong ví dụ như này tab Focused chứa các thông tin từ Outlook Calendar của tôi trong những khi tab Other thì bao hàm các thông báo sản phẩm thường ngày ít đặc trưng hơn. Tính năng Focused Inbox đưa đa số thư này vào vào thư mục phù hợp một cách auto mà không cần tôi bắt buộc quyết định.

Outlook.com là 1 dịch vụ e-mail dựa trên căn nguyên web miễn giá tiền từ kynanggame.edu.vn. Để tham khảo thêm về Outlook.com, hãy xem những hướng dẫn này, địa điểm nó được so sánh với Gmail:

4. Cách lưu trữ Archive hoặc xóa Delete đầy đủ thư cũ & vệ sinh hộp thư của bạn

Hầu hết chúng ta lưu trữ không ít email, và điều này hoàn toàn có thể làm cho một hộp thư bị lộn xộn. Một giải pháp khác để tổ chức hộp thư Outlook của khách hàng là lưu trữ hoặc xóa các thư cũ..

trong những lúc cả tàng trữ và xóa e-mail đều đưa đa số lá thư thoát ra khỏi hộp thư mang đến của bạn, điều đặc biệt quan trọng là đề nghị hiểu được sự khác biệt:

Archive. gửi một lá thư mang lại một thư mục Archive. Thư mục Archive đó được thiết kế theo phong cách cho các tin nhắn cũ hơn mà lại bạn dự tính để lại. Khi chúng ta lưu trữ một email, bạn có thể dễ dàng truy vấn xuất nó vào một ngày nào kia trong tương lai. Delete. Chuyển một lá thư vào thư mục Deleted Items (nó trông y như một thùng rác). Nếu như thư mục Deleted Items rỗng, nó rất trở ngại để tróc nã xuất thư. Xóa thường giành riêng cho các e-mail mà chúng ta không mong đợi để áp dụng trong tương lai.

MS Outlook cũng đều có một mức sử dụng dọn dẹp Cleanup Tool. Bạn đã có thể gồm được một trong những lá thư, nơi có không ít lá thư trước được xào nấu ở phía trên. Chúng ta có thể có một trong những những lá thư trước đây trong vỏ hộp thư Outlook của bạn. Khi bạn gán công cụ Cleanup Tool vào một trong những cuộc nói chuyện hoặc một folder hoặc thư mục con, công cụ này sẽ sa thải những lá thư trùng lặp.

Tuy nhiên khi chúng ta làm điều đó, phần đa lá thư quăng quật đi để giúp đỡ cho vỏ hộp thư của người sử dụng có nhiều bộ nhớ lưu trữ dự trữ trong hộp thư của bạn. Để tổ chức triển khai hộp thư của khách hàng đúng cách , điều quan trọng là để tò mò cách làm cố kỉnh nào để áp dụng những công cụ này:

Bước 1. Xóa hầu như lá thư cũ

Nó rất dễ ợt để xóa một email cũ. Chỉ cần đơn giản nhấp vào email đó để chọn nó:

*
*
*
Đây là biện pháp tổ chức những hộp thư email Outlook của bạn bằng phương pháp xóa những thư cũ.

Nhấp vào biểu tượng Delete ở thanh Ribbon (nó trông như dấu X). Lá thư này được chuyển tới thư mục Deleted Items.

Để xoá dài lâu một lá thư email của bạn, bấm chuột thư mục Deleted Items để mở nó ra. (Nó nằm trong Navigation Pane ở phía trái và trông y như một thùng rác). Nhấn vào lá thư đó một đợt nữa để lựa chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Delete để xoá vĩnh viễn lá thư vẫn chọn.

Chú ý: Một số lời nhắn bị xóa vĩnh viễn có thể được phục sinh từ những máy nhà nếu chúng vẫn còn trong thư mục Deleted Items, nhưng bạn cũng có thể sẽ cấp thiết phục hồi các email sau khi chúng ta xóa bỏ nó.

Bước 2. Lưu trữ thư theo cách thủ công

Một cách ít thông dụng hơn nhằm di dời các email cũ từ hộp thư của bạn là lưu trữ chúng. Để tàng trữ một email, bấm chuột lá thư để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Archive trong thanh ribbon bên cạnh biểu tượng Delete:

*
*
*
Sử dụng biểu tượng Archive là 1 trong những cách khác để giữ cho những lá thư cũ tất cả trật trường đoản cú trong vỏ hộp thư cho của bạn.

Nếu các bạn không sử dụng hào kiệt Archive của Outlook trước đó, thì bạn sẽ được nói để sinh sản một thư mục lưu giữ trữ. Nhấp vào nút Create archive folder. Outlook sẽ tạo nên ra một thư mục mới có tên Archive cùng chuyển những email mà bạn đã lựa chọn vào đó:

*
*
*
Lưu trữ những e-mail cũ trong folder Archive để tổ chức triển khai hộp thư của bạn.

Trong tương lai khi bạn lưu trữ một email, nó sẽ đi vào thư mục này.

Bước 3. Tùy chỉnh cấu hình các thông số kỹ thuật lưu trữ

Bạn cũng có thể đổi khác cài để lưu trữ tự động của MS Outlook. Nhấp chuột File > Options để open sổ Outlook Options:

*
*
*
Bạn tất cả thể tùy chỉnh cấu hình Outlook để tự động hóa lưu trữ những tin nhắn.

Nhấp vào tùy lựa chọn Advanced từ Navigation pane bên trái. Kế tiếp nhấp vào nút Auto
Archive Settings
. Vỏ hộp thoại Auto
Archive
sẽ xuất hiện:

*
*
*
Sử dụng vỏ hộp thoại Auto
Archive để xác minh các thông số lưu trữ trong Outlook.

Sử dụng hộp khắc ghi để chọn các tùy chọn tàng trữ mà bạn muốn chọn. Nhấp vào OK trên vỏ hộp thoại Auto
Archive
khi bạn đã tiến hành xong. Kế tiếp nhấp vào OK
trên hành lang cửa số Outlook Options.

Bước 4. áp dụng công cố dọn dẹp Cleanup Tool của Outlook

Những email có xu thế trở thành những cuộc đàm thoại hơn. Nếu như khách hàng đã tham gia vào một hội thoại thư điện tử mà bạn và fan nhận đã trả lời qua lại và tạo nên một loạt các lá thư. Khi chúng ta trả lời một email, trả lời của các bạn sẽ xuất hiện trên hầu hết lá thư ban sơ và tất cả các thư vấn đáp trước đó. Thật ko may, toàn bộ những lá thư trả lời đó sẽ làm đầy các thư mục của khách hàng - làm cho chính mình khó khăn hơn nhằm tìm thấy các lá thư mà các bạn cần.

Xem thêm: Cách Học Tốt Môn Hóa 10 Có Khó Không? Cách Học Tốt Môn Hóa Lớp 10

Outlook tất cả một chiến thuật với công cụ dọn dẹp Cleanup Tool này. Phương pháp này bóc tách ra gần như lá thư dư thừa, vị vậy nó thải trừ những lá thư trước đó không bao gồm những thư vấn đáp mới nhất. Các bạn sẽ không mất đi bất kỳ thông tin nào, chính vì tất cả các tin nhắn trước của chúng ta đã được bao hàm trong lá thư mới nhất.

Chúng ta hãy xem nó vận động như nắm nào nhé. Vào thư mục From My boss khủng dưới đây, tôi gồm hai thư của và một cuộc truyện trò cùng. Thư đầu tiên có chiếc chủ đề "New Work." Lá thư sau tất cả dòng chủ đề "Re: RE: RE: New Work:"

*
*
*
Trả lời các lá thư này hoàn toàn có thể làm đầy vỏ hộp thư Outlook của bạn.

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng công cụ Cleanup Tool để dọn không bẩn một cuộc trò chuyện, thư mục, hoặc một thư mục với thư mục con. Trong trường thích hợp này, cửa hàng chúng tôi sẽ áp dụng nó để làm sạch thư mục From My Boss.

Nhấp vào folder để lựa chọn nó. Nhấp vào mũi thương hiệu xuống bên trên biểu tượng Cleanup Tool. (It"s trên tab Home ở phía bên trái của biểu tượng Delete.) bạn sẽ thấy trình đối kháng thả xuống Cleanup:

*
*
*
Chọn tùy chọn Clean Up Folder để chuyển những lá thư dư thừa vào trong 1 thư mục.

Chọn tùy chọn Clean Up Folder trên trình đối kháng thả xuống. Một hộp kể sẽ xuất hiện thêm cảnh báo với các bạn rằng phần đa lá thư dư thừa có khả năng sẽ bị xóa. Nhấp vào nút Clean Up Folder trong hộp nhắc. Thư gốc được xóa bỏ :

*
*
*
Loại vứt thư dư thừa hoàn toàn có thể sắp xếp hộp thư Outlook của bạn.

Thư gốc sẽ ảnh hưởng xóa bởi vì nó là dư vượt với lá thư new nhất. Đây là tính năng đặc biệt hữu ích nếu bạn đã sở hữu rất những cuộc hội thoại thư điện tử trong hộp thư mang đến của bạn.

Lưu ý: Những thông điệp thư điện tử chứa một yếu đuối tố không giống nhau-có lẽ là 1 trong những thư vấn đáp từ tín đồ nhận khác nhau hoặc một tệp đi cùng — sẽ không trở nên xóa chính vì chúng không đáp ứng được yêu ước là trở phải dư thừa.

5. Tổ chức những Email của bạn với sự làm chủ hộp thư đến tốt hơn 

Bạn ít có công dụng để gồm một hộp thư đến lộn xộn vào MS Outlook nếu như khách hàng đang thực hiện quản lý email tốt. Khám phá về làm vậy nào để giảm lộn xộn trong vỏ hộp thư email đến của công ty với e
Book miễn mức giá của bọn chúng tôi:

*
*
*

Kết luận

Bây giờ đồng hồ mà bạn đã học được cách tổ chức triển khai Outlook bằng các thư mục, hộp thư email của chúng ta nên gọn gàng hơn. Bạn đã và đang học được đều điều cơ bạn dạng về sử dụng các thể nhiều loại màu của kynanggame.edu.vn Outlook và hiểu tầm quan trọng đặc biệt của tàng trữ hoặc xóa các thư cũ.

Là một fan kinh doanh, bạn sẽ đánh giá chỉ cao kĩ năng sử dụng hộp thư Outlook của công ty một cách hiệu quả hơn vì nó tất cả tổ chức. Hơn hết là, các bạn sẽ không phải băn khoăn lo lắng về việc bỏ qua một thư điện tử quan trọng.

Outlook mang lại kynanggame.edu.vn 365 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook 2013 Outlook 2010 Outlook 2007 coi th&#x
EA;m...&#x
CD;t hơn

Quy tắc cho phép bạn di chuyển, đính cờ, và trả lời email trường đoản cú động. Bạn có thể sử dụng quy tắc nhằm phát âm thanh, dịch rời thư sang các thư mục, hoặc hiển thị lưu ý mục mới.

Quy tắc thịnh hành nhất và dễ nhất để chế tác là quy tắc chất nhận được bạn dịch rời một mục từ một người gửi nhất quyết hoặc với một số từ trong dòng chủ đề vào folder khác. Chúng ta cũng có thể tạo nguyên tắc này trực tiếp xuất phát điểm từ một thư bạn đã nhận được được.

Bấm chuột bắt buộc vào thư trong vỏ hộp thư mang đến hoặc thư mục thư điện tử khác và lựa chọn Quy tắc.

*

Trong hộp thoại Tạo quy tắc , hãy lựa chọn một hoặc nhiều hơn nữa trong số tía hộp kiểm đầu tiên.

*

Trong phần Làm như sau , nếu bạn có nhu cầu quy tắc dịch rời thư vào một thư mục, lựa chọn hộp kiểm di chuyển mục vào thư mục , tiếp đến chọn thư mục từ hộp thoại Chọn thư mục hiện tại lên, và tiếp đến bấm OK.

*

Bấm OK để lưu nguyên tắc của bạn.


Lưu ý: Nếu bạn muốn chạy quy tắc với thư bạn đã nhận được được, nên chọn hộp trên hộp thoại xác thực hiện lên và sau đó bấm OK.


Tạo một quy tắc bằng cách dùng Trình khuyên bảo Quy tắc

Có ba loại quy tắc bạn có thể tạo cùng với Trình khuyên bảo Quy tắc.

Giữ chống nắp: những quy tắc này giúp bạn lọc, thu xếp, với theo dõi thư.

Luôn cập nhật: những quy tắc này thông báo cho chính mình khi bạn nhận được thư vừa với 1 bộ tiêu chí cụ thể.

Quy tắc tùy chỉnh: Đây là các quy tắc chúng ta tạo không theo mẫu.

Quy tắc đa số có thể tùy chỉnh không giới hạn. Có nhiều tùy chọn bạn có thể thiết đặt cho mỗi loại quy tắc các bạn tạo. Sử dụng công việc sau phía trên để mày mò cách chế tạo một quy tắc dùng Trình giải đáp Quy tắc.


Bước 1Bước 2Bước 3Bước 4Bước 5

Chọn Tệp > Quản lý quy tắc & Cảnh báo nhằm mở hộp thoại Quy tắc cùng Cảnh báo .

Trên tab quy tắc Email, lựa chọn Quy tắc mới.

Chọn một trong các mẫu tự Bước 1. Để ban đầu từ nguyên tắc trống, nên chọn Ấp dụng quy tắc cho thư tôi nhận hoặc Áp dụng quy tắc mang đến thư tôi gửi.

Trong hộp Bước 2: Sửa bộc lộ quy tắc, hãy click chuột bất kỳ tùy tuyển chọn được gạch dưới để tại vị chúng. Ví dụ, nếu như khách hàng chọn gắn cờ thư từ một người nhằm theo dõi trong bước 1, hãy bấm Mọi bạn hoặc team công cộng để chọn những người dân gửi thư bạn có nhu cầu gắn cờ, rồi bấm theo dõi tại thời điểm này để lựa chọn cờ và ngày theo dõi.

Bấm Tiếp.


Trên trang đồ vật hai của Trình hướng dẫn Quy tắc, chúng ta có thể thêm điều kiện bổ sung vào nguyên tắc của bạn. Ví dụ, bạn cũng có thể chọn thư được gửi xuất phát điểm từ 1 người cố thể, và tất cả từ cụ thể trong chủ thể hoặc văn bản thư.

Trong Bước 1: lựa chọn (các) hộp điều kiện, ngẫu nhiên điều kiện nào bạn thiết lập cấu hình ở screen trước đó đều được chọn. Bạn có thể chọn nhiều đk bổ sung bằng phương pháp chọn hộp kiểm của điều kiện ấy.

Trong vỏ hộp Bước 2: Sửa trình bày quy tắc, hãy nhấp chuột bất kỳ điều kiện bổ sung được gạch bên dưới mà chúng ta vừa thêm vào. Tiếp đến bấm Tiếp theo.


Trên trang thứ tía của Trình trả lời Quy tắc, chúng ta có thể chọn những hành động bổ sung cập nhật để thừa nhận thông báo. Ví dụ, chúng ta cũng có thể gắn cờ các thư nhằm theo dõi và lưu lại một lời nhắn là quan tiền trọng.

Trong Bước 1: lựa chọn hộp đk , ngẫu nhiên hành động cơ mà bạn thiết lập trên màn hình thứ nhất đều được chọn. Bạn cũng có thể chọn bổ sung nhiều hành động bằng cách chọn hộp kiểm của chúng.

Trong hộp Bước 2: Sửa diễn tả quy tắc, hãy nhấp chuột bất kỳ hành động được gạch dưới các bạn vừa thêm vào. Tiếp nối bấm Tiếp theo.


Trên trang thứ bốn trong Trình chỉ dẫn Quy tắc, chúng ta có thể thêm ngẫu nhiên ngoại lệ nào cho quy tắc của bạn. Ví dụ, bạn cũng có thể đánh dấu ko kể cho thư được tiến công dấu quan trọng để đảm bảo an toàn mọi thư được lưu lại bằng một mức độ quan trọng cụ thể không bị gắn thêm cờ nhằm theo dõi.

Trong Bước 1: lựa chọn (các) hộp điều kiện , chọn bất kỳ ngoại lệ với phép tắc của bạn bằng phương pháp chọn hộp kiểm của chúng.

Trong hộp Bước 2: Sửa miêu tả quy tắc, hãy bấm chuột bất kỳ ngoại lệ được gạch ốp dưới các bạn vừa thêm vào. Tiếp nối bấm Tiếp theo.


Trên trang cuối cùng của Trình trả lời Quy tắc, hãy nhập tên đến quy tắc của bạn.

Nếu bạn muốn chạy luật lệ này cho các thư đã gồm trong vỏ hộp thư đến, hãy ghi lại vào vỏ hộp Chạy quy tắc này ngay lập tức cho hầu như thư đã nằm vào "Hộp thư đến"."

Mặc định, Bật quy tắc này được chọn. Bạn cũng có thể bỏ chọn hộp này nếu khách hàng không ý muốn quy tắc được bật tại thời khắc này.

Bấm Kết thúc nhằm lưu và nhảy quy tắc của bạn.


Xóa quy tắc

Bạn rất có thể xóa một quy tắc khi quy tắc đó không còn cần thiết.

Trên tab Tệp, chọn Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.

Trong hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, trên tab Quy tắc Email, lựa chọn quy tắc mà bạn muốn xóa.

Chọn Xóa

*
> OK.


Thực hiện nay quy tắc theo cách thủ công

Bạn hoàn toàn có thể chạy một hoặc các quy tắc theo cách thủ công.

Trên tab Tệp, hãy chọn Quản lý Quy tắc & Cảnh báo, rồi trên tab Quy tắc Email, chọn Chạy Quy tắc ngay bây giờ.

Trong vỏ hộp Chạy Quy tắc tức thì bây giờ, dưới mục Chọn quy tắc để chạy, lựa chọn hộp kiểm mang đến từng quy tắc bạn muốn chạy.

Trong hộp Chạy trong Thư mục, để chọn 1 thư mục khác, lựa chọn Duyệt, chọn thư mục, rồi chọn OK.

Chọn hộp kiểm Đưa vào thư mục con để đưa vào toàn bộ các thư mục nằm dưới thư mục chúng ta đã chọn ở bước 3.

Trong danh sách Áp dụng quy tắc cho, chấp nhận thiết lập mặc định là tất cả các thư hoặc thay đổi thành những thư đã đọc hoặc chưa đọc.

Chọn Chạy ngay lập tức bây giờ.


Quy tắc trên máy chủ so với luật lệ chỉ trên thứ khách

Có hai các loại quy tắc vào Outlook — trên máy chủ và chỉ trên thứ khách.

phép tắc chỉ trên máy khách Quy tắc chỉ trên máy khách là những quy tắc chỉ thực hiện trên máy tính xách tay của bạn. Đây là những quy tắc chạy vào Outlook gắng vì trên máy chủ Exchange. Các quy tắc trên thứ khách chỉ thực hiện khi Outlook đã chạy.


Mẹo: Nếu danh sách những quy tắc của người sử dụng chứa cả hai nhiều loại quy tắc, luật lệ trên máy chủ được áp dụng trước, tiếp sau là quy tắc trên đồ vật khách.


Áp dụng quy tắc cho những mục khác của Outlook

Biên nhận gửi phát, vấn đáp bầu lựa chọn và tự động Trả lời

Khi những quy tắc được áp dụng, biên nhận chuyển phát, biên nhận đọc thư, vấn đáp bầu chọn và tự động hóa Trả lời (thông báo vắng mặt) được cách xử lý như thư. Ví dụ: phép tắc là chuyển những thư tất cả từ "họp" trong vỏ hộp Chủ đề vào một trong những thư mục nhất định cũng trở thành chuyển toàn bộ biên nhận đưa phát, trả lời bầu lựa chọn hoặc tự động hóa Trả lời vào và một thư mục đó.


Lưu ý: Khi một quy tắc đưa phần trả lời bầu chọn từ Hộp thư đến qua 1 thư mục khác, vấn đề theo dõi thai chọn đã bị ảnh hưởng. Khi thư được nhờ cất hộ đi gồm nút bầu chọn được mở ra, thông tin theo dõi sẽ không chứa nhãn cho các câu trả lời mà quy tắc chuyển đi. Di chuyển hoặc xóa bằng tay thủ công câu trả lời sẽ không tác động đến việc theo dõi.


Yêu ước họp, yêu cầu tác vụ cùng tài liệu

Yêu cầu họp, yêu cầu tác vụ cùng tài liệu hồ hết được coi là thư. Nếu bạn tạo một quy tắc dịch rời mục tới một thư mục cụ thể dựa trên một trong những điều khiếu nại (tiêu chí) nhất quyết được thỏa mãn nhu cầu (trùng khớp) thì ngẫu nhiên yêu ước tác vụ với họp như thế nào trùng khớp với những điều kiện đó cũng trở nên được di chuyển. Mặc dù nhiên, hãy mày mò những giảm bớt sau khi chúng ta tạo quy tắc ảnh hưởng đến những loại mục này:

Nếu một mục được chuyển vào một thư mục khác với thư mục thư, mục đó có thể sẽ không vận động như hy vọng muốn sau thời điểm được đưa đi. Ví dụ: nếu như một thư được đưa vào thư mục Lịch, các bạn sẽ không thể sinh sản cuộc hứa mới.

Nếu vấn đáp họp hoặc tác vụ được gửi vào folder Khoản mục Đã xóa bằng cách dùng quy tắc, câu trả lời sẽ không được theo dõi và quan sát theo mục gốc.

Nếu một yêu cầu họp được chuyển auto vào thư mục Khoản mục Đã xóa, cuộc họp sẽ không còn được thêm vào Lịch.

Các quy tắc tác động đến thư các bạn gửi đi sẽ không được vận dụng cho yêu mong tác vụ cùng yêu mong họp.

Nhóm Liên hệ

Một quy tắc gửi vào Nhóm contact có thể chuyển động khác với những quy tắc khác tùy thuộc vào cách sinh sản quy tắc.

Chuyển thư được nhờ cất hộ cho một nhóm công cộng vào trong 1 thư mục phép tắc này chỉ khả dụng nếu như bạn sử dụng tài khoản Exchange Server. Chỉ phần lớn thư được gởi vào Nhóm liên hệ mới được chuyển vào thư mục đã chỉ định. Gần như thư từ những người dân là thành viên của Nhóm liên hệ không được đưa vào thư mục vẫn chỉ định.