HƯỚNG DẪN CÁCH SẮP XẾP DỮ LIỆU TRONG EXCEL ĐƠN GIẢN NHẤT 2/2023
EA;m...&#x
CD;t hơn
Sắp xếp dữ liệu là một phần tất yếu trong việc phân tích dữ liệu. Bạn có thể muốn sắp xếp danh sách tên theo thứ tự bảng chữ cái, soạn danh sách mức tồn kho sản phẩm từ cao nhất đến thấp nhất, hoặc sắp xếp thứ tự các hàng theo màu hoặc biểu tượng. Việc sắp xếp dữ liệu giúp bạn nhanh chóng trực quan hóa và hiểu rõ hơn về dữ liệu của mình, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu mà bạn muốn và cuối cùng là đưa ra quyết định hiệu quả hơn.
Bạn đang xem: Cách sắp xếp dữ liệu trong excel
Bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo văn bản (A đến Z hoặc Z đến A), số (nhỏ nhất đến lớn nhất hoặc lớn nhất đến nhỏ nhất), cũng như ngày và giờ (cũ nhất đến mới nhất và mới nhất đến cũ nhất) ở một hoặc nhiều cột. Bạn cũng có thể sắp xếp danh sách tùy chỉnh mà bạn tạo (như Lớn, Trung bình và Nhỏ) hoặc theo định dạng, bao gồm màu ô, màu phông chữ hoặc bộ biểu tượng.
Lưu ý:
Để tìm các giá trị cao nhất hoặc thấp nhất trong một phạm vi ô hoặc bảng, chẳng hạn như 10 điểm cao nhất hoặc 5 doanh thu thấp nhất, hãy sử dụng tính năng Tự Lọc hoặc định dạng có điều kiện.
Windows
Web
Sắp xếp văn bản
Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp.
Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
Để sắp xếp nhanh theo thứ tự tăng dần, hãy (Sắp xếp từ A đến Z).
Để sắp xếp nhanh theo thứ tự giảm dần, hãy bấm (Sắp xếp từ Z đến A).
Lưu ý: Sự cố Tiềm ẩn
Kiểm tra xem có phải mọi dữ liệu đều được lưu trữ dưới dạng văn bản hay không Nếu cột bạn muốn sắp xếp có chứa các số được lưu trữ dưới dạng số cùng các số được lưu trữ dưới dạng văn bản, bạn sẽ cần phải định dạng toàn bộ các số đó theo dạng số hoặc văn bản. Nếu bạn không áp dụng định dạng này, những số được lưu trữ dưới dạng số sẽ được sắp xếp trước những số được lưu trữ dưới dạng văn bản. Để định dạng toàn bộ dữ liệu đã chọn dưới dạng văn bản, Nhấn Ctrl+1 để cho chạy hộp thoại Định dạng Ô , bấm vào tab Số, rồi bên dưới Danh mục, bấm vào Chung, Số hoặc Văn bản.
Sắp xếp số
Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp.
Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
Để sắp xếp từ thấp đến cao, hãy bấm (Sắp xếp từ Nhỏ nhất đến Lớn nhất).
Để sắp xếp từ cao xuống thấp, hãy bấm (Sắp xếp từ Lớn nhất đến Nhỏ nhất).
Lưu ý:
Sự cố Tiềm ẩn
Sắp xếp ngày hoặc thời gian
Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp.
Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
Để sắp xếp từ ngày hoặc thời gian cũ hơn đến mới hơn, hãy bấm (Sắp xếp từ Cũ nhất đến Mới nhất).
Để sắp xếp từ ngày hoặc thời gian sau này đến thời gian trước đó, hãy bấm (Sắp xếp từ Mới nhất đến Cũ nhất).
Lưu ý: Sự cố Tiềm ẩn
Sắp xếp theo nhiều cột hoặc hàng
Bạn có thể muốn sắp xếp theo nhiều cột hoặc hàng khi có dữ liệu mà bạn muốn nhóm theo cùng một giá trị trong một cột hoặc hàng, rồi sắp xếp cột hoặc hàng khác bên trong nhóm gồm các giá trị bằng nhau đó. Chẳng hạn, nếu bạn có một cột Bộ phận và cột Nhân viên, thì trước tiên bạn có thể sắp xếp theo Bộ phận (để nhóm tất cả các nhân viên trong cùng một bộ phận lại với nhau), rồi sắp xếp theo tên (để xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái trong mỗi bộ phận). Bạn có thể sắp xếp tối đa 64 cột.
Lưu ý: Để có kết quả tốt nhất, phạm vi ô mà bạn sắp xếp nên có đầu đề cột.
Chọn một ô bất kỳ trong dải dữ liệu.
Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy bấm Sắp xếp.
Trong hộp thoại Sắp xếp, bên dưới Cột, trong hộp Sắp xếp theo, chọn cột đầu tiên bạn muốn sắp xếp.
Bên dưới Sắp xếp Dựa trên, hãy chọn kiểu sắp xếp. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:
Để sắp xếp theo văn bản, số hoặc ngày và thời gian, hãy chọn Giá trị.
Để sắp xếp theo định dạng, hãy chọn Màu Ô, Màu Phông hoặc Biểu tượng Ô.
Bên dưới Thứ tự, hãy chọn cách bạn muốn sắp xếp. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:
Đối với giá trị văn bản, hãy chọn A đến Z hoặc Z đến A.
Đối với giá trị số, hãy chọn Nhỏ nhất đến Lớn nhất hoặc Lớn nhất đến Nhỏ nhất.
Đối với giá trị ngày hoặc thời gian, hãy chọn Cũ nhất đến Mới nhất hoặc Mới nhất đến Cũ nhất.
Để sắp xếp dựa trên một danh sách tùy chỉnh, hãy chọn Danh sách Tùy chỉnh.
Để thêm cột khác để sắp xếp theo đó, hãy bấm Thêm Mức rồi lặp lại các bước từ ba đến năm.
Để sao chép một cột để sắp xếp theo đó, hãy chọn mục rồi bấm Sao chép Mức.
Để xóa một cột để sắp xếp theo đó, hãy chọn mục rồi bấm Xóa Mức.
Lưu ý: Bạn phải giữ ít nhất một mục trong danh sách.
Để thay đổi thứ tự sắp xếp cột, hãy chọn một mục nhập, rồi bấm vào mũi tên Lên hoặc Xuống cạnh nút Tùy chọn để thay đổi thứ tự.Các mục cao hơn trong danh sách được sắp xếp trước các mục thấp hơn trong danh sách.
Nếu bạn đã định dạng theo cách thủ công hoặc có điều kiện cho một dải ô hoặc cột bảng theo màu ô hoặc màu phông chữ, bạn cũng có thể sắp xếp theo những màu này. Bạn cũng có thể sắp xếp theo một bộ biểu tượng mà bạn đã tạo bằng định dạng có điều kiện.
Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp.
Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy bấm Sắp xếp.
Trong hộp thoại Sắp xếp, bên dưới Cột, trong hộp Sắp xếp theo, chọn cột mà bạn muốn sắp xếp.
Dưới Sắp xếp Dựa trên, hãy chọn Màu Ô, Màu Phông hoặc Biểu tượng Ô.
Bên dưới Thứ tự, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh nút rồi tùy thuộc vào kiểu định dạng, hãy chọn màu ô, màu phông hoặc biểu tượng ô.
Tiếp theo, chọn cách bạn muốn sắp xếp. Thực hiện một trong các thao tác sau đây:
Để di chuyển màu ô, màu phông hoặc biểu tượng lên trên cùng hay sang bên trái, hãy chọn Ở Trên cùng cho thao tác sắp xếp cột và Ở Bên trái cho thao tác sắp xếp hàng.
Xem thêm: Người chơi hệ phóng có nghĩa là gì, bạn là người chơi hệ gì
Để di chuyển màu ô, màu phông hoặc biểu tượng xuống dưới cùng hay sang bên phải, hãy chọn Ở Dưới cùng cho thao tác sắp xếp cột và Ở Bên phải cho thao tác sắp xếp hàng.
Lưu ý: Không có thứ tự sắp xếp màu ô, màu phông hoặc biểu tượng mặc định. Bạn phải xác định thứ tự mà bạn muốn cho mỗi thao tác sắp xếp.
Để xác định màu ô, màu phông hoặc biểu tượng tiếp theo để sắp xếp theo đó, hãy bấm Thêm Mức rồi lặp lại các bước từ ba đến năm.
Đảm bảo bạn chọn cùng một cột trong hộp Sau đó theo và chọn cùng một lựa chọn bên dưới Thứ tự.
Tiếp tục lặp lại cho mỗi màu ô, màu phông hoặc biểu tượng bổ sung mà bạn muốn đưa vào thao tác sắp xếp.
Bạn có thể sử dụng một danh sách tùy chỉnh để sắp xếp theo thứ tự do người dùng xác định. Chẳng hạn, một cột có thể chứa các giá trị mà bạn muốn sắp xếp theo đó, chẳng hạn như Cao, Trung bình và Thấp. Làm thế nào để bạn có thể sắp xếp sao cho các hàng chứa Cao xuất hiện đầu tiên, tiếp theo là Trung bình rồi đến Thấp? Nếu bạn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, thì thao tác sắp xếp "A đến Z" sẽ đưa Cao lên trên cùng, nhưng Thấp sẽ đứng trước Trung bình. Và nếu bạn sắp xếp "Z đến A", thì Trung bình sẽ xuất hiện đầu tiên và Thấp ở giữa. Bất kể thứ tự nào, bạn luôn muốn "Trung bình" ở giữa. Bằng cách tạo danh sách tùy chỉnh của riêng mình, bạn có thể giải quyết vấn đề này.
Hoặc, tạo một danh sách tùy chỉnh:
Trong một dải ô, nhập những giá trị bạn muốn sắp xếp theo đó, theo thứ tự bạn muốn, từ trên xuống dưới như trong ví dụ này.
Chọn phạm vi mà bạn vừa nhập. Sử dụng ví dụ trước, hãy chọn các ô A1:A3.
Đi đến Tệp > Tùy chọn > Nâng cao > Chung > Chỉnh sửa Danh sách tùy chỉnh, rồi trong hộp thoại Danh sách tùy chỉnh, bấm vào Nhập, rồi bấm hai lần vào OK.
Lưu ý:
Bạn có thể tạo danh sách tùy chỉnh chỉ dựa trên một giá trị (văn bản, số và ngày hoặc thời gian). Bạn không thể tạo danh sách tùy chỉnh dựa trên một định dạng (màu ô, màu phông hoặc biểu tượng).
Độ dài tối đa của danh sách tùy chỉnh là 255 ký tự và ký tự đầu tiên không được bắt đầu bằng số.
Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp.
Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy bấm Sắp xếp.
Trong hộp thoại Sắp xếp, bên dưới Cột, trong hộp Sắp xếp theo hoặc Sau đó theo, chọn cột bạn muốn sắp xếp theo danh sách tùy chỉnh.
Dưới Thứ tự, hãy chọn Danh sách Tùy chỉnh.
Trong hộp thoại Danh sách Tùy chỉnh, hãy chọn danh sách mà bạn muốn. Sử dụng danh sách tùy chỉnh mà bạn đã tạo trong ví dụ trước, hãy bấm Cao, Trung bình, Thấp.
Trong bài viết này, bạn đọc sẽ tìm hiểu thêm về một tính năng khác của Excel, chính là quản lý, sắp xếp dữ liệu cơ bản hay theo nhiều điều kiện, còn được biết đến với cái tên: Tính năng Sort trong Excel. Xem chi tiết phía dưới nhé!
Sắp xếp dữ liệu cơ bản bằng tính năng Sort trong Excel
Đặc điểm dữ liệu khi chưa sắp xếp thứ tự trong Excel
Trong bảng dữ liệu có chứa dữ liệu dạng ngày, thì sắp xếp dữ liệu sẽ có đặc điểm như thế nào?
Bảng dữ liệu dưới đây, có phần "Ngày thanh toán" chứa các dữ liệu dạng ngày, và chúng chưa được sắp xếp thứ tự trong Excel theo bất cứ trình tự nào cả. Như vậy, rất khó để theo dõi được toàn bộ diễn biến của bảng dữ liệu theo thời gian.
Lưu ý: Cùng thực hành luôn tại Bảng dữ liệu phía dưới file đính kèm bài viết này nhé.
Việc làm cần thiết bây giờ, chính là sắp xếp lại bảng dữ liệu này, theo trình tự thời gian tăng dần.
Cách sắp xếp thứ tự trong Excel theo thời gian
Cách làm như sau:
1. Chọn toàn bộ bảng dữ liệu bằng cách:
Tiếp theo, nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + mũi tên sang phải để chọn đến cột cuối cùngVậy là bạn đã chọn được toàn bộ bảng dữ liệu.
2. Mở thẻ Data > Sort
Ở đây, muốn sắp xếp cho thẻ dữ liệu nào, các bạn điền vào mục "Sort by", "Sort on" và "Order" như sau:
Trong đó
Sort by: Sắp xếp theo "Ngày thanh toán"Sort on:Values, tức là từng giá trị ở trong ôOrder: Trình tự sắp xếp từ nhỏ nhất tới lớn nhất, hay là cũ nhất tới mới nhất, giá trị tăng dần theo thời gianLưu ý: Nhìn vào bảng dữ liệu, bạn hoàn toàn có thể thấy bảng đã có tiêu đề nên dấu tick ở mục "My data has headers" như trong hình trên. Tuy nhiên, nếu bảng của bạn chưa có tiêu đề, bạn hoàn toàn có thể bỏ dấu tick ở mục đó đi, lúc này, cửa sổ tính năng Sorttrong Excel sẽ cho bạn các sự lựa chọn sau:
Mục "Sort by" sẽ chứa tên các cột chứ không còn là tên tiêu đề nữa, Excel lúc này sẽ sắp xếp theo cả cột dữ liệu A, B, C,... chứ không sắp xếp theo nội dung bên trong bảng.
Vì vậy, bạn đọc cần lưu ý rằng, cách sắp xếp thứ tự trong Excel này tối ưu nhất khi bạn làm việc với bảng dữ liệu có chứa tiêu đề.
Sắp xếp dữ liệu theo nhiều điều kiện với Sort trong Excel
Giả sử bạn đọc nhận được yêu cầu: Hãy sắp xếp theo cột "Khách hàng" và "Ngày thanh toán" trong bảng dữ liệu trên, trong đó ưu tiên sắp xếp cột "Khách hàng" trước. Vì cùng một khách hàng sẽ có các ngày thanh toán tăng dần.
Đây là yêu cầu sắp xếp với 2 điều kiện. Vậy thì, để sắp xếp theo nhiều điều kiện đồng thời, cần phải làm như thế nào? Đọc hướng dẫn dưới đây nhé.
1. Chọn bảng dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp thứ tự trong Excel
Cách làm y hệt như hướng dẫn ở phần trên.
Nên chọn cả dòng tiêu đề của bảng, nếu bảng của bạn không có tiêu đề mới được bỏ qua.
Lưu ý: Trong trường hợp bảng của bạn bị ngắt quãng, bạn nên chọn nhiều hơn như sau:
Chọn ô tiêu đề đầu tiên ở dòng đầu tiên của bảngNhấn Ctrl + Shift + mũi tên xuống, chuột sẽ dừng tại dòng cuối của phần bảng 1 (trên phần ngắt quãng)Tiếp tục nhấn Ctrl + Shift + mũi tên xuống cho đến khi chọn hết đến dòng cuối cùng của phần bảng 2 (cả phần bị ngắt quãng)
Bạn đọc cần chú ý kỹ và làm cẩn thận thao tác chọn bảng dữ liệu này, nếu không bạn sẽ chọn thiếu bảng dữ liệu mong muốn, và dẫn đến lỗi khi thao tác sắp xếp dữ liệu.
2. Mở tab Data > Sort
Với tư duy: "Khách hàng" là cột ưu tiên hơn, "Ngày thanh toán" là cột ưu tiên thứ 2. Do đó, bạn cần lựa chọn trong cửa sổ mở ra như sau:
3. Thêm điều kiện sắp xếp thứ tự trong Excel
Bạn đọc nhấn vào mục "Add level" và tiếp tục điền:
Trong đó:
Sort by: Điền điều kiện ưu tiên hơnThen by: Điền điều kiện ưu tiên thứ 2Sort on và Order: Vẫn giữ nguyên như vậy để tên khách hàng được sắp xếp theo bảng chữ cái từ A đến Z và ngày thanh toán tăng dầnLưu ý: Nếu bạn muốn đổi "Ngày thanh toán" là cột ưu tiên hơn, sau đó mới là "Khách hàng", thì bạn chỉ cần chọn vào mục "Then by" và ấn mũi tên lên (Move Up) như hình dưới đây:
Và ngược lại với mũi tên xuống (Move Down). Bạn đọc hoàn toàn có thể thay đổi thứ tự mức độ ưu tiên của các điều kiện sắp xếp theo ý muốn.
4. Bấm OK và xem kết quả hiển thị
Cách bỏ tính năng sắp xếp dữ liệu - Sort trong Excel khi xảy ra lỗi với bảng tính
Giả sử bạn đang có bảng dữ liệu được sắp xếp theo "Ngày thanh toán", bạn muốn đưa bảng tính này quay lại trạng thái ban đầu, trước khi được sắp xếp.
Bạn cần thực hiện các thao tác sau:
Cách 1: Tận dụng tính năng Undo xóa bỏ việc sắp xếp thứ tự trong Excel đã thực hiện
Với tính năng này, bạn có thể quay về trạng thái trước đó, cụ thể ở đây là trước khi bạn thực hiện nội dung sắp xếp này.
Và lúc đó dữ liệu của bạn lại quay trở về trạng thái bình thường, như lúc bạn chưa sắp xếp thứ tự trong Excel.
Nhược điểm: Nếu như bạn sắp xếp dữ liệu xong, bạn thực hiện tiếp tục một thao tác khác, sau đó bạn tiến hành lưu file lại, hoặc bạn tắt file Excel này đi và mở lại, thì bạn không thể dùng tính năng Undo này nữa. Và Undo cũng không còn tác dụng trở lại ban đầu trước khi bạn sắp xếp nữa, khiến cho dữ liệu của bạn không còn khả năng quay trở lại trạng thái ban đầu.
Cách 2: Lập thêm 1 cột phụ
Tại cột phụ này, bạn lập cột mang tính chất là số thứ tự (STT) và đánh dấu các dữ liệu ban đầu trước khi bạn thực hiện sắp xếp:
Mục đích của hành động này là bạn tạo ra sự đánh dấu cho các dữ liệu ban đầu của bạn. Mỗi 1 nội dung sẽ tương ứng với 1 số dòng cụ thể. Và khi sắp xếp bảng dữ liệu này, chẳng hạn như sắp xếp theo cột "Khách hàng", bạn sẽ thấy cột STT đã được đảo lộn vị trí các số như sau:
Bây giờ, nếu muốn quay trở lại trạng thái ban đầu trước khi bạn sắp xếp dữ liệu, thì bạn sẽ làm như sau:
1. Chọn toàn bộ bảng
2. Chọn Data > Sort > Sort by: STT
3. Bấm OK và xem kết quả cột STT đã được quay trở lại như ban đầu, tương ứng là các cột nội dung được hiển thị y hệt như cũ.
Lưu ý: Cột phụ này chỉ có tác dụng hỗ trợ, bạn hoàn toàn có thể ẩn (Hide) nó đi, không cần được nhìn thấy trên bảng dữ liệu. Khi nào cần dùng tới, thì bạn mới mở ẩn (Unhide) ra thôi.
Một vài lưu ý khi sắp xếp thứ tự trong Excel với dữ liệu
1. Khi sắp xếp dữ liệu dạng Text, bạn chỉ có thể dựa theo ký tự đầu tiên phần bên tay trái của cột dữ liệu, chứ không sắp xếp theo ký tự bên trong hoặc bên tay phải.
Ví dụ: Trong trường hợp nếu như bạn có một cột liên quan tới Họ Tên, bạn chỉ có thể sắp xếp theo Họ chứ không sắp xếp được theo Tên.
Để có thể sắp xếp được theo Tên, Excel yêu cầu bạn phải tách thành 2 cột riêng biệt là Họ (1 cột) và Tên (1 cột)
2. Trong Excel, có thêm 2 công cụ nhỏ để bạn có thể sắp xếp dữ liệu nhanh hơn, đó là:
Hai nút này có chức năng như sau: Khi bạn chọn một vùng dữ liệu và chọn vào ô A->Z, Excel sẽ hiện lên thông báo rằng nó phát hiện ra bạn đang muốn sắp xếp một nội dung, nhưng nội dung này lại nằm trong bảng dữ liệu. Bạn chỉ đang chọn 1 phần trong bảng đó mà thôi. Bạn có muốn sắp xếp cho cả bảng dữ liệu (Expand the selection) hay chỉ đúng cột đó mà thôi (Continue with the current selection)?
Nếu áp dụng cho cột đó thôi: Cột đó sẽ được sắp xếp lại từ nhỏ đến lớn.
Kết luận
Hy vọng bài viết này đã giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc sắp xếp thứ tự trong Excel với dữ liệu bằng tính năng Sort trong Excel. Hãy luyện tập với file đính kèm trong bài viết này để thành thạo thủ thuật tin học văn phòng này nhé!
