Hướng dẫn cách sắp xếp dữ liệu trong excel đơn giản nhất 2/2023

-
Excel cho Microsoft 365 Excel mang lại web Excel 2021 Excel 2019 Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Excel Starter 2010 xem th&#x
EA;m...&#x
CD;t hơn

*

Sắp xếp dữ liệu là một phần tất yếu trong câu hỏi phân tích dữ liệu. Bạn có thể muốn sắp xếp danh sách tên theo trang bị tự bảng chữ cái, soạn danh sách mức tồn kho thành phầm từ cao nhất đến thấp nhất, hoặc sắp xếp thứ tự các hàng theo màu hoặc biểu tượng. Vấn đề sắp xếp dữ liệu giúp bạn nhanh chóng trực quan tiền hóa và hiểu rõ hơn về dữ liệu của mình, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu mà bạn muốn và ở đầu cuối là giới thiệu quyết định công dụng hơn.

Bạn đang xem: Cách sắp xếp dữ liệu trong excel

Bạn hoàn toàn có thể sắp xếp dữ liệu theo văn phiên bản (A cho Z hoặc Z đến A), số (nhỏ duy nhất đến lớn nhất hoặc lớn số 1 đến nhỏ nhất), cũng giống như ngày cùng giờ (cũ độc nhất vô nhị đến tiên tiến nhất và mới nhất đến cũ nhất) ở 1 hoặc những cột. Bạn cũng có thể sắp xếp danh sách tùy chỉnh mà chúng ta tạo (như Lớn, Trung bình và Nhỏ) hoặc theo định dạng, bao hàm màu ô, màu phông chữ hoặc cỗ biểu tượng.


Lưu ý: 

Để tìm các giá trị cao nhất hoặc thấp tuyệt nhất trong một phạm vi ô hoặc bảng, chẳng hạn như 10 điểm tối đa hoặc 5 lệch giá thấp nhất, hãy sử dụng chức năng Tự lọc hoặc định dạng tất cả điều kiện.


*

Windows
Web

Sắp xếp văn bản

Chọn một ô trong cột bạn có nhu cầu sắp xếp.

Trên tab Dữ liệu, vào nhóm Sắp xếp và Lọc, hãy thực hiện một vào các thao tác sau:

Để thu xếp nhanh theo thiết bị tự tăng dần, hãy (Sắp xếp từ bỏ A cho Z).

Để sắp xếp nhanh theo lắp thêm tự giảm dần, hãy bấm (Sắp xếp từ Z mang lại A).


Lưu ý:  Sự thay Tiềm ẩn

Kiểm tra xem tất cả phải mọi tài liệu đều được lưu trữ dưới dạng văn bạn dạng hay không trường hợp cột bạn muốn sắp xếp tất cả chứa các số được lưu trữ dưới dạng số cùng các số được tàng trữ dưới dạng văn bản, bạn sẽ cần nên định dạng toàn bộ các số đó theo hình thức số hoặc văn bản. Nếu bạn không áp dụng định dạng này, mọi số được tàng trữ dưới dạng số sẽ được sắp xếp trước những số được tàng trữ dưới dạng văn bản. Để định dạng toàn bộ dữ liệu đã lựa chọn dưới dạng văn bản, dìm Ctrl+1 làm cho chạy vỏ hộp thoại Định dạng Ô , bấm chuột tab Số, rồi dưới Danh mục, nhấp chuột Chung, Số hoặc Văn bản.


Sắp xếp số

Chọn một ô vào cột bạn có nhu cầu sắp xếp.

Trên tab Dữ liệu, vào nhóm Sắp xếp và Lọc, hãy thực hiện một trong các làm việc sau:

Để sắp xếp từ thấp cho cao, hãy bấm (Sắp xếp từ nhỏ nhất đến to nhất).

Để sắp xếp từ cao xuống thấp, hãy bấm (Sắp xếp từ lớn nhất đến nhỏ tuổi nhất).


Lưu ý: 

Sự cầm cố Tiềm ẩn


Sắp xếp ngày hoặc thời gian

Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp.

Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

Để sắp xếp từ thời điểm ngày hoặc thời gian cũ rộng đến mới hơn, hãy bấm (Sắp xếp từ bỏ Cũ nhất đến mới nhất).

Để sắp tới xếp từ thời điểm ngày hoặc vài ngày sau này đến thời hạn trước đó, hãy bấm (Sắp xếp từ mới nhất đến Cũ nhất).


Lưu ý:  Sự vậy Tiềm ẩn


Sắp xếp theo nhiều cột hoặc hàng

Bạn có thể muốn sắp xếp theo khá nhiều cột hoặc mặt hàng khi có dữ liệu mà bạn có nhu cầu nhóm theo thuộc một quý giá trong một cột hoặc hàng, rồi sắp xếp cột hoặc mặt hàng khác bên trong nhóm gồm các giá trị bằng nhau đó. Chẳng hạn, nếu bạn có một cột phần tử và cột Nhân viên, thì trước hết bạn có thể sắp xếp theo thành phần (để nhóm toàn bộ các nhân viên cấp dưới trong thuộc một bộ phận lại với nhau), rồi sắp xếp theo tên (để xếp thương hiệu theo thứ tự bảng chữ cái trong mỗi bộ phận). Bạn có thể thu xếp tối nhiều 64 cột.


Lưu ý: Để có hiệu quả tốt nhất, phạm vi ô mà bạn sắp xếp nên gồm đầu đề cột.


Chọn một ô ngẫu nhiên trong dải dữ liệu.

*

Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy bấm Sắp xếp.

Trong vỏ hộp thoại Sắp xếp, bên dưới Cột, trong vỏ hộp Sắp xếp theo, chọn cột đầu tiên bạn muốn sắp xếp.

*

Bên bên dưới Sắp xếp Dựa trên, hãy chọn kiểu sắp xếp. Thực hiện trong những thao tác sau đây:

Để sắp xếp theo văn bản, số hoặc ngày và thời gian, hãy chọn Giá trị.

Để thu xếp theo định dạng, nên chọn Màu Ô, Màu Phông hoặc Biểu tượng Ô.

Bên dưới Thứ tự, nên chọn cách bạn có nhu cầu sắp xếp. Thực hiện trong số những thao tác sau đây:

Đối với mức giá trị văn bản, nên lựa chọn A cho Z hoặc Z mang đến A.

Đối với giá trị số, nên chọn lựa Nhỏ nhất đến béo nhất hoặc Lớn tốt nhất đến nhỏ dại nhất.

Đối với giá trị ngày hoặc thời gian, hãy chọn Cũ nhất đến bắt đầu nhất hoặc Mới nhất đến Cũ nhất.

Để sắp xếp dựa bên trên một list tùy chỉnh, nên chọn lựa Danh sách Tùy chỉnh.

Để thêm cột khác để bố trí theo đó, hãy bấm Thêm Mức rồi lặp lại các bước từ ba đến năm.

*

Để xào luộc một cột để sắp xếp theo đó, hãy chọn mục rồi bấm Sao chép Mức.

Để xóa một cột để sắp xếp theo đó, hãy chọn mục rồi bấm Xóa Mức.


Lưu ý: Bạn phải giữ ít nhất một mục trong danh sách.


Để biến hóa thứ tự sắp xếp cột, hãy chọn một mục nhập, rồi nhấn vào mũi thương hiệu Lên hoặc Xuống cạnh nút Tùy chọn để biến đổi thứ tự.Các mục cao hơn nữa trong danh sách được bố trí trước các mục thấp hơn trong danh sách.


Nếu bạn đã format theo cách bằng tay hoặc có đk cho một dải ô hoặc cột bảng theo color ô hoặc màu phông chữ, bạn cũng có thể sắp xếp theo hồ hết màu này. Bạn có thể sắp xếp theo một bộ hình tượng mà các bạn đã tạo bằng định dạng tất cả điều kiện.

Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp.

Trên tab Dữ liệu, trong đội Sắp xếp và Lọc, hãy bấm Sắp xếp.

Trong vỏ hộp thoại Sắp xếp, bên dưới Cột, trong hộp Sắp xếp theo, lựa chọn cột mà bạn muốn sắp xếp.

*

Dưới Sắp xếp Dựa trên, nên lựa chọn Màu Ô, Màu Phông hoặc Biểu tượng Ô.

*

Bên bên dưới Thứ tự, hãy click chuột mũi tên sát bên nút rồi tùy ở trong vào hình dạng định dạng, nên chọn màu ô, màu fonts hoặc biểu tượng ô.

Tiếp theo, lựa chọn cách bạn có nhu cầu sắp xếp. Tiến hành một trong các thao tác làm việc sau đây:

Để dịch rời màu ô, màu font hoặc hình tượng lên bên trên cùng tuyệt sang mặt trái, hãy chọn Ở bên trên cùng cho thao tác sắp xếp cột và Ở mặt trái cho thao tác làm việc sắp xếp hàng.

Xem thêm: Người chơi hệ phóng có nghĩa là gì, bạn là người chơi hệ gì

Để di chuyển màu ô, màu phông hoặc hình tượng xuống bên dưới cùng hay sang mặt phải, hãy chọn Ở dưới cùng cho thao tác sắp xếp cột và Ở bên phải cho làm việc sắp xếp hàng.


Lưu ý: Không có vật dụng tự bố trí màu ô, màu phông hoặc biểu tượng mặc định. Các bạn phải khẳng định thứ từ mà bạn muốn cho mỗi thao tác sắp xếp.


Để xác định màu ô, màu font hoặc biểu tượng tiếp theo để sắp xếp theo đó, hãy bấm Thêm Mức rồi lặp lại các bước từ tía đến năm.

Đảm bảo các bạn chọn cùng một cột trong hộp Sau đó theo và lựa chọn cùng một lựa chọn dưới Thứ tự.

Tiếp tục lặp lại đến mỗi màu sắc ô, màu fonts hoặc hình tượng bổ sung mà bạn có nhu cầu đưa vào thao tác sắp xếp.


Bạn có thể sử dụng một danh sách cấu hình thiết lập để bố trí theo thứ tự do thoải mái người dùng xác định. Chẳng hạn, một cột có thể chứa những giá trị mà bạn muốn sắp xếp theo đó, chẳng hạn như Cao, Trung bình cùng Thấp. Làm cố gắng nào để bạn có thể sắp xếp sao để cho các hàng đựng Cao lộ diện đầu tiên, tiếp theo sau là Trung bình rồi mang lại Thấp? nếu như bạn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, thì thao tác làm việc sắp xếp "A đến Z" sẽ đưa Cao lên trên mặt cùng, nhưng Thấp sẽ đứng trước Trung bình. Và nếu như bạn sắp xếp "Z cho A", thì mức độ vừa phải sẽ xuất hiện đầu tiên và Thấp sinh sống giữa. Bất cứ thứ từ bỏ nào, bạn luôn muốn "Trung bình" ở giữa. Bằng cách tạo danh sách cấu hình thiết lập của riêng biệt mình, bạn có thể giải quyết vụ việc này.

Hoặc, chế tác một danh sách tùy chỉnh:

Trong một dải ô, nhập các giá trị bạn có nhu cầu sắp xếp theo đó, theo thứ tự bạn muốn, từ trên xuống dưới như trong lấy ví dụ như này.

*

Chọn phạm vi mà chúng ta vừa nhập. áp dụng ví dụ trước, nên chọn các ô A1:A3.

Đi đến Tệp > Tùy chọn > Nâng cao > Chung > Chỉnh sửa list tùy chỉnh, rồi trong vỏ hộp thoại Danh sách tùy chỉnh, nhấn vào Nhập, rồi bấm nhì lần vào OK.


Lưu ý: 

Bạn hoàn toàn có thể tạo danh sách thiết lập cấu hình chỉ dựa bên trên một giá trị (văn bản, số và ngày hoặc thời gian). Chúng ta không thể sinh sản danh sách thiết lập dựa bên trên một định dạng (màu ô, màu phông hoặc biểu tượng).

Độ dài tối đa của danh sách tùy chỉnh là 255 ký tự và ký kết tự trước tiên không được bắt đầu bằng số.


Chọn một ô vào cột bạn có nhu cầu sắp xếp.

Trên tab Dữ liệu, trong đội Sắp xếp & Lọc, hãy bấm Sắp xếp.

Trong hộp thoại Sắp xếp, dưới Cột, trong vỏ hộp Sắp xếp theo hoặc Sau đó theo, chọn cột bạn muốn sắp xếp theo danh sách tùy chỉnh.

Dưới Thứ tự, nên chọn Danh sách Tùy chỉnh.

Trong vỏ hộp thoại Danh sách Tùy chỉnh, hãy lựa chọn danh sách mà bạn muốn. Sử dụng danh sách tùy chỉnh mà chúng ta đã chế tác trong ví dụ như trước, hãy bấm Cao, Trung bình, Thấp.

Trong nội dung bài viết này, độc giả sẽ đọc thêm về một nhân kiệt khác của Excel, đó là quản lý, sắp xếp dữ liệu cơ bạn dạng hay theo nhiều điều kiện, còn được biết đến với cái tên: kĩ năng Sort trong Excel. Xem cụ thể phía dưới nhé!


*
EXG01: tuyệt đỉnh công phu Excel - phát triển thành bậc thầy Excel
*
Nhập môn Excel thuộc kynanggame.edu.vn
*
EXG05 - kỹ năng sử dụng cách làm và hàm A-Z trong Excel

Sắp xếp dữ liệu cơ phiên bản bằng tuấn kiệt Sort vào Excel

Đặc điểm dữ liệu khi chưa thu xếp thứ tự trong Excel

Trong bảng dữ liệu có chứa tài liệu dạng ngày, thì bố trí dữ liệu vẫn có đặc điểm như nỗ lực nào?

Bảng tài liệu dưới đây, gồm phần "Ngày thanh toán" chứa những dữ liệu dạng ngày, và chúng không được sắp xếp thứ tự vào Excel theo bất cứ trình tự nào cả. Như vậy, rất cực nhọc để theo dõi được toàn bộ tình tiết của bảng dữ liệu theo thời gian.

Lưu ý: cùng thực hành luôn luôn tại Bảng dữ liệu phía dưới file thêm kèm nội dung bài viết này nhé.

*

Việc làm cần thiết bây giờ, đó là sắp xếp lại bảng tài liệu này, theo trình tự thời hạn tăng dần.

Cách bố trí thứ tự vào Excel theo thời gian

Cách có tác dụng như sau:

1. Chọn cục bộ bảng tài liệu bằng cách:

Tiếp theo, nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + mũi tên sang phải để chọn cho cột cuối cùng

Vậy là các bạn đã chọn được toàn thể bảng dữ liệu.

2. Mở thẻ Data > Sort

Ở đây, muốn thu xếp cho thẻ dữ liệu nào, chúng ta điền vào mục "Sort by", "Sort on" và "Order" như sau:

*

Trong đó

Sort by: bố trí theo "Ngày thanh toán"Sort on:Values, có nghĩa là từng quý hiếm ở vào ôOrder: Trình tự sắp xếp từ nhỏ dại nhất tới lớn nhất, tốt là cũ tuyệt nhất tới mới nhất, giá bán trị tăng cao theo thời gian

Lưu ý: nhìn vào bảng dữ liệu, bạn hoàn toàn có thể thấy bảng đã gồm tiêu đề đề nghị dấu tick sinh hoạt mục "My data has headers" như vào hình trên. Mặc dù nhiên, ví như bảng của bạn chưa tồn tại tiêu đề, bạn hoàn toàn có thể bỏ vết tick sống mục kia đi, lúc này, cửa sổ tính năng Sorttrong Excel sẽ cho bạn các sự tuyển lựa sau:

*

Mục "Sort by" sẽ chứa tên các cột chứ không thể là tên tiêu đề nữa, Excel bây giờ sẽ sắp xếp theo cả cột tài liệu A, B, C,... Chứ không sắp xếp theo nội dung phía bên trong bảng.

Vì vậy, độc giả cần chú ý rằng, bí quyết sắp xếp thiết bị tự vào Excel này tối ưu nhất khi chúng ta làm vấn đề với bảng dữ liệu có cất tiêu đề.

*

Sắp xếp dữ liệu theo không ít điều khiếu nại với Sort vào Excel

Giả sử độc giả nhận được yêu cầu: Hãy bố trí theo cột "Khách hàng" cùng "Ngày thanh toán" trong bảng tài liệu trên, trong số ấy ưu tiên thu xếp cột "Khách hàng" trước. Do cùng một quý khách sẽ có các ngày thanh toán tăng dần.

Đây là yêu cầu sắp xếp với 2 điều kiện. Vậy thì, để sắp xếp theo khá nhiều điều khiếu nại đồng thời, rất cần được làm như thế nào? Đọc hướng dẫn dưới đây nhé.

1. Chọn bảng tài liệu mà bạn muốn sắp xếp sản phẩm công nghệ tự trong Excel

Cách có tác dụng y y như hướng dẫn ở chỗ trên.

Nên lựa chọn cả dòng tiêu đề của bảng, ví như bảng của doanh nghiệp không bao gồm tiêu đề bắt đầu được bỏ qua.

Lưu ý: vào trường hợp bảng của khách hàng bị ngắt quãng, bạn nên chọn lựa nhiều hơn hoàn toàn như sau:

Chọn ô tiêu đề trước tiên ở dòng trước tiên của bảng
Nhấn Ctrl + Shift + mũi tên xuống, loài chuột sẽ ngừng tại loại cuối của phần bảng 1 (trên phần ngắt quãng)Tiếp tục dìm Ctrl + Shift + mũi tên xuống cho tới khi lựa chọn hết mang đến dòng sau cuối của phần bảng 2 (cả phần bị ngắt quãng)
*

Bạn gọi cần chăm chú kỹ với làm cẩn trọng thao tác chọn bảng tài liệu này, trường hợp không các bạn sẽ chọn thiếu hụt bảng dữ liệu mong muốn, với dẫn mang đến lỗi khi thao tác sắp xếp dữ liệu.

2. Mở tab Data > Sort

Với tư duy: "Khách hàng" là cột ưu tiên hơn, "Ngày thanh toán" là cột ưu tiên máy 2. Vì chưng đó, bạn cần lựa lựa chọn trong cửa ngõ sổ xuất hiện như sau:

*

3. Thêm điều kiện sắp xếp vật dụng tự vào Excel

Bạn đọc nhấp vào mục "Add level" và thường xuyên điền:

*

Trong đó:

Sort by: Điền đk ưu tiên hơnThen by: Điền đk ưu tiên đồ vật 2Sort on và Order: Vẫn không thay đổi như vậy nhằm tên người sử dụng được bố trí theo bảng chữ cái từ A mang đến Z với ngày giao dịch thanh toán tăng dần

Lưu ý: Nếu bạn có nhu cầu đổi "Ngày thanh toán" là cột ưu tiên hơn, kế tiếp mới là "Khách hàng", thì bạn chỉ việc chọn vào mục "Then by" và ấn mũi tên lên (Move Up) như hình dưới đây:

*

Và ngược lại với mũi tên xuống (Move Down). Chúng ta đọc hoàn toàn có thể đổi khác thứ tự mức độ ưu tiên của các điều kiện thu xếp theo ý muốn.

4. Bấm OK cùng xem kết quả hiển thị

*

Cách quăng quật tính năng bố trí dữ liệu - Sort vào Excel khi xảy ra lỗi với bảng tính

Giả sử bạn đang sẵn có bảng tài liệu được sắp xếp theo "Ngày thanh toán", bạn muốn đưa bảng tính này quay trở lại trạng thái ban đầu, trước khi được chuẩn bị xếp.

Bạn cần tiến hành các thao tác sau:

Cách 1: Tận dụng kỹ năng Undo xóa bỏ việc sắp xếp thứ tự vào Excel vẫn thực hiện

Với bản lĩnh này, chúng ta cũng có thể quay về tâm trạng trước đó, ví dụ ở đây là trước khi bạn thực hiện tại nội dung bố trí này.

*

Và lúc đó dữ liệu của doanh nghiệp lại trở lại trạng tỉnh thái bình thường, như lúc bạn chưa sắp xếp máy tự vào Excel.

Nhược điểm: nếu như bạn sắp xếp tài liệu xong, chúng ta thực hiện liên tục một thao tác khác, tiếp nối bạn triển khai lưu file lại, hoặc các bạn tắt tệp tin Excel này đi với mở lại, thì bạn không thể dùng bản lĩnh Undo này nữa. Với Undo cũng ko còn công dụng trở lại ban đầu trước khi chúng ta sắp xếp nữa, khiến cho dữ liệu của công ty không còn tài năng quay trở lại trạng thái ban đầu.

Cách 2: Lập thêm 1 cột phụ

Tại cột phụ này, bạn lập cột mang ý nghĩa chất là số máy tự (STT) và đánh dấu các dữ liệu ban đầu trước khi bạn thực hiện sắp đến xếp:

*

Mục đích của hành vi này là bạn tạo nên sự khắc ghi cho các dữ liệu ban sơ của bạn. Mỗi 1 câu chữ sẽ tương ứng với 1 số chiếc cụ thể. Và khi bố trí bảng dữ liệu này, chẳng hạn như sắp xếp theo cột "Khách hàng", bạn sẽ thấy cột STT đang được đảo lộn vị trí các số như sau:

*

Bây giờ, nếu như muốn quay trở lại trạng thái lúc đầu trước khi chúng ta sắp xếp dữ liệu, thì các bạn sẽ làm như sau:

1. Chọn toàn cục bảng

2. Chọn Data > Sort > Sort by: STT

*

3. Bấm OK và xem kết quả cột STT vẫn được trở về như ban đầu, tương ứng là những cột ngôn từ được hiển thị y giống hệt như cũ.

Lưu ý: Cột phụ này chỉ có chức năng hỗ trợ, chúng ta hoàn toàn rất có thể ẩn (Hide) nó đi, không rất cần được nhìn thấy trong bảng dữ liệu. Lúc nào cần cần sử dụng tới, thì chúng ta mới mở ẩn (Unhide) ra thôi.

Một vài lưu ý khi thu xếp thứ tự trong Excel với dữ liệu

1. Khi thu xếp dữ liệu dạng Text, các bạn chỉ hoàn toàn có thể dựa theo ký tự trước tiên phần mặt tay trái của cột dữ liệu, chứ không bố trí theo ký kết tự bên trong hoặc mặt tay phải.

Ví dụ: trong trường hợp nếu như bạn có một cột liên quan tới Họ Tên, bạn chỉ có thể sắp xếp theo Họ chứ không thu xếp được theo Tên.

Để rất có thể sắp xếp được theo Tên, Excel yêu cầu chúng ta phải tách bóc thành 2 cột đơn lẻ là họ (1 cột) cùng Tên (1 cột)

2. Trong Excel, có thêm 2 công cụ nhỏ tuổi để bạn cũng có thể sắp xếp dữ liệu nhanh hơn, kia là:

*

Hai nút này có tính năng như sau: lúc bạn chọn 1 vùng dữ liệu và lựa chọn vào ô A->Z, Excel sẽ hiện lên thông báo rằng nó phát hiện nay ra bạn đang muốn thu xếp một nội dung, tuy thế nội dung này lại nằm trong bảng dữ liệu. Các bạn chỉ sẽ chọn một trong những phần trong bảng đó mà thôi. Bạn cũng muốn sắp xếp cho tất cả bảng tài liệu (Expand the selection) tuyệt chỉ đúng cột này mà thôi (Continue with the current selection)?

*
Nếu áp dụng cho toàn bảng dữ liệu: Bảng của bạn sẽ được sắp xếp lại toàn bộ các cột theo cam kết tự A->Z, số nhỏ -> lớn
Nếu vận dụng cho cột đó thôi: Cột đó sẽ được sắp xếp lại từ nhỏ dại đến lớn.

Kết luận

Hy vọng nội dung bài viết này đã giúp ích cho chính mình rất nhiều trong bài toán sắp xếp lắp thêm tự vào Excel với tài liệu bằng nhân tài Sort trong Excel. Hãy luyện tập với file đi kèm trong nội dung bài viết này để thành thạo thủ thuật tin học văn phòng này nhé!