Cách trộn văn bản từ excel sang word 2010 mới nhất, tạo thư tự động từ dữ liệu excel sang word
Trong bài viết này mình vẫn hướng dẫn các bạn cách trộn dữ liệu Excel vào Word đơn giản dễ dàng và đưa ra tiết. Nếu bạn đang mong mỏi in phiếu lương một cách đơn giản và dễ dàng nhất thì đừng bỏ qua nội dung bài viết này nhé.
Giới thiệu tệp tin nguồn
Bạn có thể tải file thực hành tại đây.
Bạn đang xem: Cách trộn văn bản từ excel sang word 2010
Mình đã tất cả sẵn hai tệp tin Word và Excel về phiếu lương nhằm các bạn cũng có thể vừa đọc bài viết vừa thực hành theo nhé. Sau khi tải xuống các bạn sẽ có một tệp tin nguồn Excel chứa bảng lương của một doanh nghiệp A nào đó với những trường họ tên, Vị Trí, phòng ban,...
Chúng ta sẽ triển khai trộn vào file Word cũng chứa vừa đủ thông tin về những trường như trên, điều nhất là bạn không cần phải nhập tay từng mẫu giúp tiết kiệm ngân sách một lượng lớn thời gian khi thao tác làm việc và học tập tập.
Cách bước thực hiện
Đầu tiên các bạn sẽ truy cập vào thẻ Mailings ở file Word, sau đó lựa chọn tiếp vào mục Start Mail Merge sau cuối là chọn vào Step-by-Step Mail Merge Wizard.
Sẽ hiện ra một cửa sổ Mail Merge với các tùy chọn, các bạn sẽ tích vào Letters sau đó lựa chọn vào Next: Starting Document.
Ở cách số 2 các bạn sẽ tích lựa chọn vào Use the current document tức là sử dụng file hiện tại để nhận tài liệu từ Excel trộn vào, trả tất lựa chọn Next: Select Recipients.
Với bước số ba các bạn sẽ tích vào Use an existing menu sau đó chọn vào mục mang tên là Browse, sẽ xuất hiện cửa sổ Select Data Source sau khi click, từ bây giờ bạn nên trỏ tới băng thông chứa file Excel có sẵn hoặc file Excel đã thiết lập xuống với links để sinh sống đầu bài xích viết, hoàn tất lựa chọn Open.
Do file nguồn mình sẵn sàng chỉ có một sheet độc nhất là Bảng Lương nên bạn có thể dễ dàng lựa chọn vào, so với file nguồn khác bạn cần phải chọn đúng chuẩn sheet chứa dữ liệu bảng lương nhé. Hoàn tất chọn vào OK.
Sẽ xuất hiện thêm cửa sổ Mail Merge Recipients sau khi click OK, dịp này bạn phải tích chọn cẩn thận các trường đề nghị liên kết. Xem xét rằng không nên tích lựa chọn vào các trường còn nếu như không sử dụng nhé.
Trước khi triển khai bước số 4 bạn nên được đặt con trỏ con chuột vào địa chỉ ô thứ nhất trong bảng lương của file Word tiếp nối chọn vào More Items, sẽ xuất hiện cửa sổ Insert Merge Field để chúng ta lựa chọn các trường phù hợp vào. Bởi trường trước tiên ứng với bọn họ tên bắt buộc mình sẽ lựa chọn là Hoten sau đó Insert.
Thực hiện việc chèn giống như cho các thuộc tính còn lại, các thuộc tính đều có tên giống nhau nên các bạn yên trọng tâm là sẽ không còn chọn nhầm nhé.
Lần lượt chọn vào Next: Preview your letters ở cách 4 cùng Next: Complete the merge ở bước 5. Xem thêm: Pr Là Gì Trong Facebook - Những Điều Cần Biết Về Pr Trong Fb
Đến với bước cuối cùng các bạn sẽ chọn vào Edit individual letters, tiếp nối ở cửa sổ Merge khổng lồ New Document tích chọn vào All. Hoàn tất chọn OK.
Lúc này trên đây ở hành lang cửa số Word ban sơ bạn truy vấn vào thẻ Mailings đã xuất hiện các mũi thương hiệu để các bạn di chuyển hẳn qua lại giữa những phiếu lương.
Như vậy mình đã hướng dẫn các bạn cách nhằm trộn dữ liệu từ Excel vào Word một cách đơn giản dễ dàng và chi tiết nhất. Đây là một thủ thuật rất thú vị giúp tiết tìm nhiều thời hạn trong việc in ra những phiếu lương. Nếu bạn muốn học thêm những thủ thuật tốt thì chớ ngại kiếm tìm kiếm trên website này nhé.
Trộn thư (Mail Merge) là chế độ vô cùng hiệu quả trong tin học tập văn phòng. Nó cung cấp con người tạo thành thư, thiệp, email, tựa thư số lượng lớn cấp tốc chóng bằng phương pháp trộn tài liệu từ Excel sang trọng Word. Thay thể, làm nắm nào nhằm tạo thư tự động qua phương thức này? Tin học tập MOS đã hướng dẫn các bạn ngay dưới đây.
Chuẩn bị file trước lúc trộn dữ liệu từ Excel quý phái Word
Để có thể tiến hành trộn dữ liệu, bạn cần phải có 2 nhiều loại tài liệu gồm những: văn bạn dạng Word cất mã từng phần, bảng tính Excel chứa đầy đủ thông tin phải thiết.
Mẫu file word dạng thư được tạo
Lưu ý rằng những cột vào Excel phải trùng khớp với những mã phần tùy chỉnh thiết lập trong Word. Ví như tệp Excel có chứa dữ liệu dạng thời gian, quý hiếm tiền tệ hoặc mã số bưu điện bước đầu hay chấm dứt bằng số 0, hãy chắc chắn rằng tôi đã chọn đúng định hình số, ngày, đơn vị để né sự cồng kềnh cho thư được chế tạo ra cuối cùng.
Bảng tính excel chứa không thiếu thốn thông tin khớp với word
Chọn đúng định dạng dữ liệu trước khi trộn
Trộn dữ liệu từ Excel sang Word để tạo thư từ bỏ động
Có tương đối nhiều cách để trộn tài liệu từ Excel sang Word. Mặc dù nhiên, sau khi tổng đúng theo lại, giải pháp làm lập cập và dễ dàng và đơn giản nhất được tiến hành như sau:
Bước 1: Mở lá thư, email, bì thư đã biên soạn sẵn vào Word. Vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Merge rồi chọn kiểu trộn thư: Mail (thư), email, tem thư, suy bì thư,…
Ví dụ của shop chúng tôi chọn phong bì – Envelopes…
Bước 2: Cũng trong thẻ Mailings, chọn Select Recipients và lựa chọn Use an Existing List…
Bước 3: 1 hộp thoại bắt đầu hiện ra, bạn tìm và chọn băng thông đến tệp Excel chứa tin tức đã chế tác và nhấn Open
Bước 4: Tại hộp thoại Select Table click lựa chọn Ok
Bước 5: Mở Edit Recipients List nhằm mở hộp thoại đồ vật 3, vứt bỏ bớt fan nhận cùng nhấn Ok, danh sách bạn nhận cùng thông tin đã được xác nhận.
Bước 6: Tùy từng loại văn bạn dạng trộn khác nhau sẽ có thêm phần thông tin khác nhau. Bạn có thể tự lựa chọn kiểu showroom hoặc dòng chào hỏi ngơi nghỉ Address Block và Greeting Line. Nếu không, chọn Insert Merge Field. Chú ý đặt nhỏ trỏ con chuột tại đúng vị trí của những thông tin.
Bước 7: Click vào Preview Results để xem trước khi hoàn thiện. Khi vẫn hài lòng, chọn Finish & Merge để in hoặc giữ hộ mail chung.
Trường hợp bạn có nhu cầu chỉnh sửa thêm thì chọn Edit Individual Documents để thay đổi từng phần lá thư.
Thực hiện xong xuôi 7 cách này, bài toán tạo thư tự động hóa bằng giải pháp trộn dữ liệu từ Excel thanh lịch Word đang hoàn thành. Bạn sẽ có được hầu như bức thư chuyên nghiệp nhanh chóng mà không tốn những công sức.
Bạn vẫn còn đó thắc mắc về chức năng này cùng muốn bài viết liên quan nhiều tài năng tin học văn phòng và công sở Word, Excel thú vị. Hãy liên hệ với đội ngũ của Trung tâm để được lời giải kỹ lưỡng.
Thông tin liên hệ
Trung vai trung phong tin học văn phòng và công sở MOS – Viện kinh tế tài chính và thương mại Quốc tế – Đại học Ngoại Thương
