Cách trộn văn bản từ excel sang word 2010 mới nhất, tạo thư tự động từ dữ liệu excel sang word

-

Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách trộn dữ liệu Excel vào Word đơn giản và chi tiết. Nếu bạn đang muốn in phiếu lương một cách đơn giản nhất thì đừng bỏ qua bài viết này nhé.


Giới thiệu file nguồn

Bạn có thể tải file thực hành tại đây.

Bạn đang xem: Cách trộn văn bản từ excel sang word 2010

Mình đã có sẵn hai file WordExcel về phiếu lương để các bạn có thể vừa đọc bài viết vừa thực hành theo nhé. Sau khi tải xuống bạn sẽ có một file nguồn Excel chứa bảng lương của một công ty A nào đó với các trường Họ tên, Vị Trí, Phòng ban,...

Chúng ta sẽ tiến hành trộn vào file Word cũng chứa đầy đủ thông tin về các trường như trên, điều đặc biệt là bạn không cần phải nhập tay từng dòng giúp tiết kiệm một lượng lớn thời gian khi làm việc và học tập.

Cách bước thực hiện

Đầu tiên bạn sẽ truy cập vào thẻ Mailings ở file Word, sau đó chọn tiếp vào mục Start Mail Merge cuối cùng là chọn vào Step-by-Step Mail Merge Wizard.

Sẽ hiện ra một cửa sổ Mail Merge với các tùy chọn, bạn sẽ tích vào Letters sau đó chọn vào Next: Starting Document.

Ở bước số 2 bạn sẽ tích chọn vào Use the current document tức là sử dụng file hiện tại để nhận dữ liệu từ Excel trộn vào, hoàn tất chọn Next: Select Recipients.

Với bước số ba bạn sẽ tích vào Use an existing list sau đó chọn vào mục có tên là Browse, sẽ xuất hiện cửa sổ Select Data Source sau khi click, lúc này bạn cần trỏ tới đường dẫn chứa file Excel có sẵn hoặc file Excel đã tải xuống với link để ở đầu bài viết, hoàn tất chọn Open.

Do file nguồn mình chuẩn bị chỉ có một sheet duy nhất là Bảng Lương nên bạn có thể dễ dàng chọn vào, đối với file nguồn khác bạn cần phải chọn chính xác sheet chứa dữ liệu bảng lương nhé. Hoàn tất chọn vào OK.

Sẽ xuất hiện cửa sổ Mail Merge Recipients sau khi click OK, lúc này bạn cần phải tích chọn cẩn thận các trường cần liên kết. Lưu ý rằng không nên tích chọn vào các trường nếu không sử dụng nhé.

Trước khi thực hiện bước số 4 bạn nên đặt con trỏ chuột vào vị trí ô đầu tiên trong bảng lương của file Word sau đó chọn vào More Items, sẽ xuất hiện cửa sổ Insert Merge Field để bạn lựa chọn các trường thích hợp vào. Do trường đầu tiên ứng với Họ tên nên mình sẽ chọn là Hoten sau đó Insert.

Thực hiện việc chèn tương tự cho các thuộc tính còn lại, các thuộc tính đều có tên giống nhau nên bạn yên tâm là sẽ không chọn nhầm nhé.

Lần lượt chọn vào Next: Preview your letters ở bước 4 và Next: Complete the merge ở bước 5.

Xem thêm: Pr Là Gì Trong Facebook - Những Điều Cần Biết Về Pr Trong Fb

Đến với bước cuối cùng bạn sẽ chọn vào Edit individual letters, sau đó ở cửa sổ Merge to New Document tích chọn vào All. Hoàn tất chọn OK.

Lúc này đây ở cửa sổ Word ban đầu bạn truy cập vào thẻ Mailings đã xuất hiện các mũi tên để bạn di chuyển qua lại giữa các phiếu lương.

Như vậy mình đã hướng dẫn các bạn cách để trộn dữ liệu từ Excel vào Word một cách đơn giản và chi tiết nhất. Đây là một thủ thuật rất hay giúp tiết kiếm nhiều thời gian trong việc in ra các phiếu lương. Nếu bạn muốn học thêm các thủ thuật hay thì đừng ngại tìm kiếm trên website này nhé.

Trộn thư (Mail Merge) là công cụ vô cùng hiệu quả trong tin học văn phòng. Nó hỗ trợ con người tạo ra thư, thiệp, email, tựa thư số lượng lớn nhanh chóng bằng cách trộn dữ liệu từ Excel sang Word. Cụ thể, làm thế nào để tạo thư tự động qua phương pháp này? Tin học MOS sẽ hướng dẫn bạn ngay dưới đây.


Chuẩn bị file trước khi trộn dữ liệu từ Excel sang Word

Để có thể tiến hành trộn dữ liệu, bạn cần phải có 2 loại tài liệu bao gồm: văn bản Word chứa mã từng phần, bảng tính Excel chứa đầy đủ thông tin cần thiết.

*

Mẫu file word dạng thư được tạo

Lưu ý rằng các cột trong Excel phải trùng khớp với các mã phần thiết lập trong Word. Nếu tệp Excel có chứa dữ liệu dạng thời gian, giá trị tiền tệ hoặc mã số bưu điện bắt đầu hay kết thúc bằng số 0, hãy chắc chắn rằng mình đã chọn đúng định dạng số, ngày, đơn vị để tránh sự cồng kềnh cho thư được tạo cuối cùng.

*

Bảng tính excel chứa đầy đủ thông tin khớp với word

*

Chọn đúng định dạng dữ liệu trước khi trộn

Trộn dữ liệu từ Excel sang Word để tạo thư tự động

Có khá nhiều cách để trộn dữ liệu từ Excel sang Word. Tuy nhiên, sau khi tổng hợp lại, cách làm nhanh chóng và đơn giản nhất được thực hiện như sau:

Bước 1: Mở lá thư, email, bì thư đã soạn sẵn trong Word. Vào thẻ Mailings,  chọn Start Mail Merge rồi chọn kiểu trộn thư: Mail (thư), email, tem thư, bì thư,…

*

Ví dụ của chúng tôi chọn bì thư – Envelopes…

Bước 2: Cũng trong thẻ Mailings, chọn Select Recipients và chọn Use an Existing List…

*

Bước 3: 1 hộp thoại mới hiện ra, bạn tìm và chọn đường dẫn đến tệp Excel chứa thông tin đã tạo và nhấn Open

*

Bước 4: Tại hộp thoại Select Table click chọn Ok

*

Bước 5: Mở Edit Recipients List để mở hộp thoại thứ 3, loại bỏ bớt người nhận và nhấn Ok, danh sách người nhận cùng thông tin đã được xác nhận.

*

Bước 6: Tùy từng loại văn bản trộn khác nhau sẽ có thêm phần thông tin khác nhau. Bạn có thể tự chọn kiểu địa chỉ hoặc dòng chào hỏi ở Address Block Greeting Line. Nếu không, chọn Insert Merge Field. Chú ý đặt con trỏ chuột tại đúng vị trí của các thông tin.

*

Bước 7: Click vào Preview Results để xem trước khi hoàn thiện. Khi đã hài lòng, chọn Finish & Merge để in hoặc gửi mail chung.

*

Trường hợp bạn muốn chỉnh sửa thêm thì chọn Edit Individual Documents để thay đổi từng phần lá thư.

Thực hiện xong 7 bước này, việc tạo thư tự động bằng cách trộn dữ liệu từ Excel sang Word đã hoàn thành. Bạn sẽ có được những bức thư chuyên nghiệp nhanh chóng mà không tốn nhiều công sức.

Bạn vẫn còn thắc mắc về chức năng này và muốn tìm hiểu thêm nhiều kỹ năng tin học văn phòng Word, Excel thú vị. Hãy liên hệ với đội ngũ của Trung tâm để được giải đáp kỹ lưỡng.

Thông tin liên hệ 

Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện kinh tế và thương mại Quốc tế – Đại học Ngoại Thương