Top 15+ Cách Xóa Dòng Xen Kẽ Trong Excel, Cách Xóa Dòng Trống Trong Excel
Trong quá trình làm việc hoặc in ấn trong Excel, bảng tính xuất hiện những khoảng trắng, dòng trống gây mất thẩm mỹ và ảnh hưởng đến việc xử lý dữ liệu. Thao tác xoá dòng tưởng chừng đơn giản nhưng trong trường hợp sheet có quá nhiều dòng thừa bạn không thể bỏ thời gian ngồi xoá từng dòng theo cách thủ công, nếu để lại sẽ khiến trang tính thiếu chuyên nghiệp. Đừng lo lắng vì đã có “vị cứu tinh” Mega. Nếu như:
Tại sao lại xuất hiện các dòng trống trong trang tính Excel?Tại sao không nên xoá dòng thừa bằng cách thủ công?
Cách xoá dòng những dòng trống trong Excel?
Trong bài viết hôm nay, Mega sẽ hướng dẫn chi tiết ba cách xoá dòng trống trong Excel cực đơn giản và nhanh chóng mà ai cũng cần biết!
Dòng thừa khiến trang tính mất thẩm mỹ
I. Khi nào cần xoá dòng trống trong Excel
Trong lúc nhập dữ liệu vào sheet, sẽ có lúc ta gặp các hàng trống giữa các phần dữ liệu. Các dòng thừa này sẽ gây mất thẩm mỹ cho trang tính và đặc biệt là gây khó khăn cho việc kiểm tra và xử lý dữ liệu. Bạn cần phân biệt giữa các dòng trống thừa ra, không có chức năng và các hàng trống được cố ý thêm vào có chủ đích như phân tách nội dung...
Một số trường hợp được cho là dòng không cần thiết và cần xoá dòng trống trong Excel:
Dòng trống không chứa dữ liệu hay bất kì công thức nàoDòng thừa xuất hiện không có mục đích, xuất hiện xen kẽ nhau, chen giữa các phần dữ liệu đã nhập trước đó gây mất thẩm mỹ Những ô trống thừa ra do bạn copy dữ liệu từ sheet khác qua
II. Tại sao không nên xoá dòng thừa bằng cách thủ công
Thực chất việc xoá hàng thừa không phải là thao tác mới hay phức tạp, thậm chí bạn cũng đã biết những cách xoá dòng trống trước đây.
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu sau, tuy nhiên nội dung lại bị các dòng thừa xen giữa.
Bạn đang xem: Cách xóa dòng xen kẽ trong excel
Ví dụ xoá dòng trong Excel
Trước đây bạn thường dùng:
Bước 1: Bôi đen từng dòng trống, kích chuột phải -> Chọn Delete
Xoá dòng thủ công
Bước 2: Chọn Entire Row -> Enter
Xoá hàng thừa trong Excel
Tuy nhiên cách này chỉ áp dụng cho trang tính thừa vài dòng, nếu nhiều hơn khiến mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ làm việc.
Thao tác thủ công này chỉ thường dùng ở những người làm việc đơn giản trong Excel, nếu bạn quản lý dữ liệu hơn hoặc muốn sử dụng Excel nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn hãy chuyển qua dùng các cách dưới đây.
III. Hướng dẫn cách xoá dòng trống trong Excel nhanh chóng, chính xác
1. Xoá bằng tổ hợp phím Ctrl + G
Nếu bạn biết tìm hiểu và sử dụng thông thạo các phím tắt trong Excel sẽ giúp thao tác được nhanh chóng hơn. Nếu muốn xoá dòng trống trong trang tính đơn giản, hãy thực hiện cách sau với phím tắt Ctrl + G.
Bước 1: Chọn các dòng thừa bằng cách bôi đen hoặc nhấn giữ phím Ctrl + các hàng trống.
Chọn dòng thừa cần xoá
Lưu ý: Bạn không nên bôi đen toàn bộ bảng nếu như bảng có chứa nhiều cột nhưng có một hoặc nhiều hàng không có dữ liệu đầy đủ ở các cột. Bôi đen hết bảng sẽ khiến Excel xoá nhầm hàng có dữ liệu.
Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + G (hoặc nhấn F5) để mở hộp thoại Go To
Cách xoá những hàng thừa trong Excel
Bước 3: Chọn Special ở góc trái
Bước 4: Tại bảng Go To Special, tìm và chọn Blanks -> nhấn OK để lưu
Chọn xoá ô trống
Bước 4: Tại bảng tính, ở tab Home, chọn Delete -> Delete Sheet Rows
Xoá các hàng thừa trong Excel đơn giản
Như vậy, các hàng trống đã được xoá.
Kết quả sau khi xoá hàng thừa
2. Xóa bằng lệnh Go to Special
Cách này sẽ giúp bạn tìm và xoá toàn bộ các dòng trống trong vùng dữ liệu và bạn đã chọn. Bạn cũng có thể dùng cách này để xóa các dòng trống xen kẽ trong Excel.
Bước 1: Chọn các phần dữ liệu bạn muốn tìm và xoá dòng trống bằng cách nhấn giữ Ctrl để chọn nhiều dòng hoặc nhấn tổ hợp Ctrl + A để bôi đen toàn bộ bảng.
Bôi đen toàn bộ bảng
Lưu ý: Không áp dụng bôi đen toàn bộ nếu có hàng không chứa dữ liệu ở các cột khác.
Bước 2: Tại thẻ Home, chọn Find & Select -> chọn Go To Special
Mở hộp thoại Go To Special
Bước 3: Ở hộp thoại Go To Special -> Tìm và chọn dòng Blanks -> OK
Chọn mục hàng trống
Bước 4: Chọn Delete ở thẻ Home -> chọn Delete Sheet Rows
Cách xoá những dòng trống trong Excel nhanh chóng
3. Xóa bằng hàm Filter
Hàm Filter cũng là một cách để tìm và xoá những dòng trống trong Excel. Thao tác như sau:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu chứa các hàng trống bằng cách bôi đen hoặc Ctrl + A để chọn toàn bảng
Tô đen toàn bảng
Bước 2: Chọn thẻ Data
Bước 3: Chọn Filter có biểu tượng phễu trong phần Sort & Filter
Thao tác lọc dữ liệu
Bước 4: Nhấn vào biểu tượng mũi tên trong ô đầu tiên của cột bất kì -> bỏ chọn Select All
Bỏ ô chọn tất cả
Bước 5: Cuộn chuột xuống dưới và chọn Blanks -> OK để lưu
Chỉ chọn lọc ra các dòng trống
Bước 6: Lúc này hàm sẽ lọc còn các dòng trống hiện trên bảng tính. Tại thẻ Home, nhấn chọn Delete -> Delete Sheet Rows
Xoá hàng trong Excel
Lúc này Excel sẽ tự động xoá bỏ các hàng trống và cho lại bảng dữ liệu đẹp mắt.
Các dòng trống đã được xoá nhanh chóng
IV. Tổng kết
Các dòng trống thừa ra khiến trang Excel mất thẩm mỹ, ảnh hưởng đến việc kiểm tra và xử lý dữ liệu. Vừa rồi là ba cách xoá dòng trống trong Excel cực đơn giản và nhanh chóng. Mega hi vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn sử dụng Excel hiệu quả và chuyên nghiệp hơn!
Bạn đang phải xử lý một bảng tính có quá nhiều dòng trống nằm xen kẽ giữa các dòng chứa dữ liệu? Hãy xem ngay 2 cách xóa dòng trống trong Excel được hướng dẫn dưới đây.
Xóa dòng trống trong Excel là thao tác quen thuộc mà chúng ta thường xuyên thực hiện. Nếu chỉ có một vài dòng trống thì chỉ việc bôi đen dòng cần xóa rồi bấm chuột phải và chọn Delete được. Nhưng cũng có trường hợp, chúng ta nhận được file Excel từ người khác với hàng trăm, thậm chí hàng ngàn dòng trống nằm xen kẽ trong các dòng chứa dữ liệu như thế này:
Lúc này, nếu muốn xóa nhanh thì các bạn hãy sử dụng 2 cách dưới đây:
VỪA BẬN VỪA LƯỜI VẪN GIỎI EXCEL NHỜ KHÓA HỌC NÀY
G-LEARNING
32308 học viên
4.8 (108 đánh giá)
499,000đ
799,000đ
G-LEARNING
10682 học viên
4.61 (18 đánh giá)
Miễn phí
499,000đ
G-LEARNING
676 học viên
4.8 (5 đánh giá)
499,000đ
799,000đ
2 cách xóa dòng trống trong Excel
Cách 1: Dùng chức năng Go To Special
Go To Special trong Excel là chức năng có tác dụng giúp chúng ta tìm và chọn nhanh các ô dữ liệu có một đặc tính cụ thể nào đó.
Ví dụ: Bạn có thể chọn tất cả các ô chứa công thức trong bảng tính hoặc tìm ra toàn bộ các ghi chú trên bảng tính bằng Go To Special.
Ở đây, chúng ta sẽ dùng Go To Special để chọn toàn bộ dòng trống có trong bảng tính.
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần xóa dòng trống nằm xen kẽ với dòng chứa dữ liệu trong Excel. Trong bảng dữ liệu của chúng mình sẽ vùng từ ô A3 đến ô I20.
Xem thêm: Cách kiểm tra the atm có bị khóa hay không, thẻ atm bị khóa khi nào
Bước 2: Bấm phím tắt Excel là F5 để mở bảng chọn Go To rồi chọn mục Special để đi đến bảng Go To Special:
Trong bảng chọn Go To Special thì các bạn bấm vào tùy chọn Blanks có nghĩa là chọn toàn bộ các dòng trống trong bảng tính:
Lúc này các bạn sẽ thấy toàn bộ dòng trống trong bảng tính đã được chọn:
Bước 3: Các bạn nhấp chuột phải rồi chọn lệnh Delete:
Lúc này Excel sẽ hiện lên bảng chọn Delete, các bạn bấm vào Entire row (Toàn bộ dòng) rồi bấm OK.
Kết quả mà chúng ta thu được khi thực hiện cách xóa dòng trống trong Excel này là những dòng không chứa dữ liệu đã được xóa bỏ, các dòng khác thì được đẩy lên nằm liên tiếp nhau.
Cách 2: Dùng công cụ Auto Filter
Auto Filter trong Excel là công cụ tạo bộ lọc tự động của Excel. Chúng ta sẽ sử dụng công cụ này để thực hiện xóa các dòng trống trong Excel nằm xen kẽ nhau như sau:
Bước 1: Vào thẻ Data => chọn mục Filter trong nhóm công cụ Sort & Filter.
Hoặc các bạn có thể truy cập nhanh vào công cụ này bằng phím tắt Excel Ctrl + Shift + L nhé.
Sau đó các bạn sẽ thấy trên đầu tiêu đề của mỗi cột có thêm một biểu tượng như trong hình ảnh dưới đây nghĩa là đã tạo bộ lọc thành công.
Bước 2: Các bạn bấm vào biểu tượng bộ lọc ở trên cột bất kỳ rồi bỏ tích ở mục Select All đi nhé.
Tiếp theo các bạn kéo xuống cuối danh sách rồi tích vào mục Blanks:
Sau đó các bạn sẽ thấy toàn bộ dòng trống trong vùng dữ liệu Excel ban đầu đã được lọc ra. Cách để phân biệt các dòng trống thuộc vùng này với các dòng trống nằm ngoài vùng là bạn nhìn vào số thứ tự dòng. Phần nào có số thứ tự màu xanh có nghĩa là dòng trống thuộc vùng dữ liệu của chúng ta, dòng nào có số thứ tự màu đen là dòng không liên quan.
Bước 3: Các bạn chọn toàn bộ các dòng trống có số thứ tự đầu dòng màu xanh rồi bấm chuột phải và chọn Delete Row.
Sau đó toàn bộ các dòng trống trong vùng dữ liệu ban đầu của chúng ta đã được xóa đi.
Bước 4: Các bạn lại bấm vào biểu tượng bộ lọc của cột mà chúng ta chọn ở bước 1 rồi bấm Clear Filter From… để bỏ bộ lọc. Ở đây chúng mình tạo bộ lọc trên cột Họ nên tùy chọn này sẽ là Clear Filter From “Họ”.
Cuối cùng các bạn sẽ thu được một bảng dữ liệu không chứa các dòng trống nằm xen kẽ nhau nữa:
Cả 2 cách xóa dòng trống trong Excel chúng mình hướng dẫn ở trên các bạn đều có thể áp dụng để xóa tất cả dòng trống trong một sheet. Điều này sẽ giúp bảng dữ liệu của bạn trong gọn gàng và chuyên nghiệp hơn. Chúc các bạn áp dụng thành công!
Kết luận
Hy vọng bài hướng dẫn của chúng mình sẽ hữu ích với các bạn trong quá trình làm việc với Excel. Nếu bạn thấy hay và hữu ích thì hãy chia sẻ kiến thức này với người khác nữa nhé.
Để có thể xây dựng tư duy làm việc chủ động với Excel, biết cách ứng dụng các công cụ làm việc phù hợp cho từng vấn đề thực tế thì các bạn hãy đăng ký khóa học:
Tuyệt đỉnh Excel: Trở thành bậc thầy Excel sau 16 giờ
Khóa học sẽ cung cấp cho các bạn toàn bộ kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về cách sử dụng Excel. Các video bài giảng sẽ bao gồm cả lý thuyết và bài tập thực hành có tính thực tế cao. Học đến đâu các bạn có thể áp dụng vào công việc ngay đến đó để giảm bớt thời gian thao tác mà vẫn nâng cao được hiệu quả. Nếu bạn xem video nhưng chưa hiểu bài hay gặp khó khăn trong lúc thực hành thì có thể thoải mái đặt câu hỏi ngay dưới video bài giảng để được chuyên gia Excel giải đáp chi tiết nhé. Chúc các bạn luôn học tập hiệu quả.
