PROFORMA INVOCIE ( HÓA ĐƠN CHIẾU LỆ LÀ GÌ, HÓA ĐƠN CHIẾU LỆ PROFORMA INVOICE LÀ GÌ

Có 2 loại hóa đơn là Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) . Bài viết dưới đây nhằm giúp mọi người có thêm thông tin chi tiết về Proforma Invoice (PI) để có thể phân biệt với Commercial Invoice. 

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) là gì?

Proforma Invoice (PI) hay hóa đơn chiếu lệ là một bản dự thảo hóa đơn được soạn bởi nhà xuất khẩu khi 2 bên bắt đầu giao dịch nhằm note lại các thỏa thuận về số lượng, đơn giá, thành tiền và những yêu cầu, điều khoản, điều kiện khác. 

Proforma Invoice là gì, chứng từ này khác gì với CI

Khi nào phát hành hóa đơn chiếu lệ (PI)?

Việc phát hành hóa đơn chiếu lệ giúp hạn chế những sai sót khi phát hành hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) nên PI sẽ được phát hành trong trường hợp: 

Nhà xuất khẩu cần phát hành cho bên nhập khẩu một chứng từ về lô hàngtại thời điểm lô hàng chưa được chính thức xác nhận mua bán Nhà xuất khẩu cần chứng từ xác nhận giá trị lô hàng để làm thủ tục hải quan xuất khẩu (ở một số quốc gia)Chưa có đầy đủ những thông tin cần thiết, hoặc chưa đến thời điểm phát hành Hóa đơn thương mại. Đến khi có đủ thông tin, người mua chấp nhận nội dung trên Proforma Invoice, và hàng đã gửi (hoặc đã đóng container), thì người bán có thể phát hành Hóa đơn thương mại (chính thức) cho lô hàng đó.

Bạn đang xem: Hóa đơn chiếu lệ là gì

Thời điểm phát hành hóa dơn chiếu lệ phải trước ngày phát hành hóa đơn thương mại

Một số nội dung trên hóa đơn chiếu lệ:

Thông tin hóa đơn: số và ngày hóa đơn (date, invoice number)Seller: tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tell, fax của người bán Buyer: tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tel, fax người mua
Thông tin hàng hóa: tên hàng, đơn giá, số lượng giao dịch, quy cách đóng gói, tổng tiền thanh toán.Payment term: phương thức thanh toán quốc tế theo thỏa thuận: T/T 100% (By T/T, 100% advance).Thông tin ngân hàng bên bán (bên thụ hưởng)Port of Loading (Cảng bốc hàng): Nam Hai Dinh Vu Port,…Port of Destination (Cảng đến): Katla
Bang Port,…ETD/ ETA (Estimated time delivery/ Estimated Time Arrival): ngày giao hàng và ngày hàng đến theo dự kiến.

Nội dung trên hóa đơn chiếu lệ cơ bản giống với hóa đơn thương mại

Sự khác nhau giữa Hóa đơn thương mại (CI) và Hóa đơn chiếu lệ (PI):

Giống nhau: cả PI và CI đều thể hiện rõ đặc điểm và đơn giá của hàng hóa.

Khác nhau:

Vì hóa đơn chiếu lệ chỉ có giá trị như bản dự thảo tham chiếu giữa 2 bên nên có thể được sửa chữa và điều chỉnh kể cả khi 2 bên đã ký kết dựa trên PI. Nếu một Proforma Invoice sửa đổi thì bạn có thể thay đổi Invoice number để phân biệt (Ví dụ: phát hành lần 1 là PI2101IMK01, phát hành lần 2 là PI2101IMK02).Còn CI thì không thể sửa chữa. Về thời điểm phát hành: PI phát hành trước khi gửi hàng, trước khi ký hợp đồng chính thức, CI chỉ được phát hành khi lô hàng đã được đóng vào cont hoặc đã gửi đi.Về tính pháp lý: CI có tính pháp lý cao hơn, được dùng để làm thủ tục thông quan. Trong khi đó, hóa đơn chiếu lệ (PI) dù có hình thức như hóa đơn nhưng không có chức năng dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại, cũng không phải là chứng từ xác nhận cuối cùng. Ở một số trường hợp cần thiết mới có thể sử dụng Proforma Invoice để giải thích chi tiết với hải quan. Trong LC thường có quy định không chấp nhận Proforma Invoice thay thế Commercial Invoice.Về thông tin thành tiền: Trên PI chỉ là số tiền tham khảo, có thể thay đổi nhiều lần trong khi đàm phán, còn CI chỉ rõ số tiền đã chốt trong giao dịch, không thay đổi nữa. Về tính cam kết: CI là chứng từ rất quan trọng xác nhận giao dịch mua bán. Trong khi đó, PI có vai trò như một bản chào giá, người mua có thể không mua hàng cũng không sao. Hóa đơn chiếu lệ còn được sử dụng để kê khai hàng hóa nhập vào một nước phục vụ mục đích trưng bày, triển lãm. CI được dùng để hạch toán kế toán của công ty, còn PI thì không có chức năng này.

Hóa đơn chiếu lệ không dùng để đòi tiền mà đó chỉ có giá trị tham chiếu số tiền cần thanh toán

*Lưu ý: trong quá trình sử dụng ta thường nói ngắn gọn là “hóa đơn” thì lúc này được hiểu là hóa đơn thương mại (Commercial Invoice). 

Kết luận:

Trong quá trình làm chứng từ xuất nhập khẩu, sẽ có rất nhiều loại hóa đơn mà bạn cần phải nắm rõ chức năng và nhiệm vụ để xử lý chứng từ nhanh hơn. Vì vậy, hy vọng qua bài viết này, các bạn đã nhanh chóng có được một cái nhìn tổng quan về hóa đơn chiếu lệ cũng như cách phân biệt nó với hóa đơn thương mại.

Chúc bạn thành công!

Trả lời Hủy

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Tên *

Email *

Trang web

Bình luận *

Lưu tên của tôi, email, và trang web trong trình duyệt này cho lần bình luận kế tiếp của tôi.

Proforma invoice là một thuật ngữ phổ biến trong hoạt động xuất nhập khẩu và thương mại quốc tế? Vậy thực chuẩn Proforma Invoice là gì? Hãy cùng SIMBA GROUP tìm hiểu về Proforma Invoice và phân biệt giữa Proforma Invoice và commercial Invoice qua bài viết dưới đây nhé!

Proforma invoice là gì?

Proforma Invoice thường được mọi người viết tắt thành PI. Dịch ra tiếng việt thì Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ. Thực chất đây là bản nháp đầu của hóa đơn thương mại chính thức cho lô hàng chuẩn bị xuất nhập khẩu. Khi nhìn vào Proforma Invoice tức hóa đơn chiếu lệ, bạn sẽ biết được các thông tin của hàng hóa một cách đầy đủ như thông tin về số lượng hàng, loại hàng, tổng tiền hàng, trị giá của từng sản phẩm…Tuy Proforma Invoice (PI) có hình thức giống như hóa đơn thương mại nhưng nó sẽ không được dùng để đòi tiền hay thanh toán. Lý do là bởi đây chỉ là bản nháp của hóa đơn thương mại chính thức.Bên xuất khẩu (bên bán) sẽ sử dụng PI để cam kết với bên nhập khẩu (bên mua) về những thông tin của lô hàng là đúng với thực tế. Đặc biệt xác định giá trị cụ thể của lô hàng đó.Sau khi bên nhập khẩu đã nhận được Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) thì 2 bên sẽ tiếp tục đưa ra các điều khoản thỏa thuận chung và thống nhất chúng. Vậy nên, bạn có thể hiểu rằng Proforma Invoice là những bản nháp cho phép sửa đổi nhiều lần rồi rút ra những điều kiện tối ưu nhất cho cả 2 bên mua - bán trước khi đưa các điều khoản vào hợp đồng thương mại chính thức.

Xem thêm: Cách làm cv xin việc bằng word đơn giản và chuyên nghiệp, cách tạo cv trên word đơn giản và chuyên nghiệp

Khi nào Proforma Invoice được phát hành?

Trong quá trình mua bán thì bên bán sẽ không bắt buộc phải phát hành hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice). Vậy nên cũng không có một quy nào nói cụ thể thời điểm phát hành hóa đơn này.

Tuy nhiên, để việc giao dịch trở lên rõ ràng về các điều khoản hơn và đi đến thống nhất trong thời gian sớm nhất thì 2 bên mua - bán sẽ làm trước một bản PI để lấy làm cơ sở tham khảo. Từ bản PI này thì cả e bên sẽ có những phương án xử lý, chỉnh sửa và tạo điều kiện thuận lợi hơn. Như vậy, Proforma Invoice sẽ được phát hành trong những trường hợp, thời điểm sau:

Tại thời điểm hàng chưa được giao, bên xuất khẩu cần phải đưa cho bên nhập khẩu đầy đủ nhưng chứng chứng từ chưa đầy đủ thông tin về lô hàng.Khi bên nhập khẩu cần xác nhận giá trị lô hàng để tiến hành hoàn tất thủ tục thông quan nhập khẩu cho hàng hóa. Giá trị lô hàng đã trở thành điều kiện bắt buộc ở một số quốc gia trên thế giới.Proforma có thể được phát hành khi chưa hoàn thiện được hết những thông tin cần có Commercial Invoice chưa thể được phát hành. Cả 2 bên mua và bán đều đã có đầy đủ thông tin của lô hàng. Bên người mua (bên nhập khẩu) cảm thấy hài lòng về các điều khoản, hàng đã đóng vào container hoặc đã được chuyển đi thì bên người bán có thể phát hành hóa đơn thương mại cho lô hàng đó.

Vai trò và nội dung của Proforma Invoice

Proforma Invoice thường có vai trò rất quan trọng trong quá trình hoàn thiện hợp đồng thương mại. Bởi vì nó được coi là tiền đề để hợp đồng mua bán tránh những sai sót không đáng có và các điều khoản có trong hợp đồng sẽ hài hóa giữa cả 2 bên xuất khẩu và nhập khẩu.

Lý do để coi Proforma Invoice trở thành tiền đề của hợp đồng mua bán cũng là bởi bên nhập khẩu và xuất khẩu nhìn vào nội dung của PI và tiến hành các yêu cầu chỉnh sửa nếu có nội dung chưa hợp lý. Nội dung của Proforma cụ thể như sau:

Thông tin hóa đơn: số và ngày hóa đơn (date, invoice number)Seller: tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tell, fax của người bán
Buyer: tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tel, fax người mua
Thông tin hàng hóa: tên hàng hóa, đơn giá của hàng hóa, số lượng giao dịch, cách đóng gói, tổng tiền cần thanh toán….Payment term: phương thức thanh toán quốc tế theo thỏa thuận
Thông tin ngân hàng bên xuất khẩu
Port of Loading: Cảng bốc hàng
Port of Destination: Cảng hàng đế.ETD/ ETA (Estimated time delivery/ Estimated Time Arrival): ngày giao hàng và ngày dự kiến hàng đến nơi.

Phân biệt Proforma Invoice và commercial Invoice

Thực tế bạn hoàn toàn có thể phân biệt được sự khác nhau của Proforma Invoice và Commercial Invoice một cách dễ dàng khi dựa vào định nghĩa của chúng. Cụ thể bạn có thể tham khảo như sau:

Hóa đơn chiếu lệ, tức Proforma Invoice, được bên xuất khẩu phát hành trước khi hàng được gửi hoặc hàng không có sẵn để gửi. Còn Commercial Invoice (hóa đơn thương mại) lại được phát hành khi hàng đã hoàn tất việc đóng vào container hoặc hàng sau khi hàng được gửi.Thực tế, Proforma Invoice và Commercial Invoice đều có những nội dung cơ bản tương tự nhau. Nhưng, Commercial Invoice là hóa đơn chính thức nên tất cả những thông tin trong đó chính xác gần như tuyệt đối và những thông tin có trên đây sẽ không thay đổi được nữa. Còn trên hóa đơn chiếu lệ thì có thể sửa thông tin đến lúc cả 2 bên xuất, nhập khẩu đồng ý thì thôi
Proforma Invoice còn là vật mang tính cam kết giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu để 2 người cùng thống nhất những thỏa thuận. Trong khi đó, Commercial Invoice là những chứng từ chính thức và xác nhận giao dịch thương mại, mua bán. Hai bên mua và bán đều bị ràng buộc với nhau
Cuối cùng là về hoạch toán, Commercial Invoice sẽ được sử dụng trong việc hoạch toán của cả 2 bên xuất khẩu và bên nhập khẩu. Còn lại hóa đơn chiếu lệ thì không làm được như vậy.

Trên đây là những thông tin mà SIMBA GROUP muôn gửi đến cho các bạn để trả lời câu hỏi Proforma invoice là gì. Mong rằng bài viết này sẽ có ích cho bạn.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề về xuất nhập khẩu. Hay bạn đang muốn tìm một nguồn hàng chất lượng để nhập khẩu chính ngạch. Liên hệ ngay với SIMBA GROUP để được tư vấn trực tiếp và miễn phí